Pendahuluan

Cluster Hotel adalah program pengelolaan hotel atau Hotel Management System. Cluster Hotel didesain untuk mengelola hotel berskala besar, menengah, dan kecil dengan memberikan berbagai fitur dan kemudahan.

Cluster Hotel menyajikan fitur multi hotel untuk versi Multi Hotel. Fitur ini disediakan bagi pengusaha hotel dengan banyak hotel namun ingin menggabungkan program dan data pengelolaan hotel dalam satu sistem dan satu database.

Cluster Hotel versi 1 mempunyai antarmuka berbahasa Inggris. Hal tersebut didasarkan atas pertimbangan bahwa hotel berpeluang dikunjungi oleh tamu dari berbagai negara. Selain itu, pengawai hotel juga mayoritas mengerti bahasa Inggris. Untuk versi selanjutnya, Cluster Hotel akan mengusahakan untuk menyediakan antarmuka multi bahasa.

Cluster Hotel dapat berjalan pada server online maupun offline. Adapun kelebihan dan kekurangan masing-masing adalah sebagai berikut:

Sistem Online

Kelebihan kelebihan dari sistem online adalah sebagai berikut:

  1. Tamu dapat melakukan booking sendiri secara online
  2. Agen dapat melakukan booking untuk tamu secara online
  3. Program dapat memperbarui kurs mata uang asing setiap saat secara otomatis
  4. Sistem online merupakan salah satu media promosi bagi hotel

Kekurangan dari sistem online

Untuk server hosting, kekurangan sistem online adalah sebagai berikut:

  1. Akses lebih lambat dibandingkan dengan offline
  2. Jika hubungan internet terputus, transaksi tidak bisa dilakukan

Untuk server sendiri yang terhubung dengan jaringan internet melalui IP publik, kekurangannya adalah sebagai berikut:

  1. Membutuhkan bandwidth internet yang besar yang berarti membutuhkan biaya yang besar pula
  2. Membutuhkan perawatan intensif

Online

Sistem Offline

Kelebihan dari sistem offline adalah sebagai berikut:

  1. Akses lebih cepat
  2. Tidak membutuhkan dan tidak tergantung kepada hubungan internet
  3. Hemat biaya karena bisa menggunakan satu komputer untuk server dan client

Kekurangan dari sistem offline adalah sebagai berikut:

  1. Tamu tidak bisa melakukan booking sendiri
  2. Agen tidak bisa melakukan booking sendiri untuk tamu
  3. Tidak dapat melakukan pembaruan kurs mata uang asing secara otomatis
  4. Tidak dapat dijadikan media promosi hotel

Offline

Kredit dan Kontak

Kredit

Software Developer Kamshory, MT
Software Designer Kamshory, MT
Programmer Kamshory, MT
Layout Designer Kamshory, MT
User Manual Kamshory, MT
Server-Side Script PHP Hypertext Preprocessor
Client-Side Script JavaScript
Database MySQL

Kontak

Perusahaan Kamshory Developer
Telepon +6281266612126
Email [email protected]
Website http://www.kamshory.com

Dukungan Browser

Cluster Hotel dapat berjalan baik di browser sebagai berikut:

  1. Mozilla Firefox 20 atau yang lebih baru
  2. Safari 4 atau yang lebih baru
  3. Opera 12.00 atau yang lebih baru

Browser berikut ini tidak mendukung karena banyak permasalahan di CSS dan JavaScript. Browser tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Internet Explorer 6 atau yang lebih lama
  2. Opera 10.10 atau yang lebih lama

BAB 1. Kebutuhan Sistem

Cluster Hotel membutuhkan hardware dan software minimum sebagai berikut:

Hardware

  1. Prosesor Intel Pentium II atau yang lebih tinggi
  2. Memori 128 atau yang lebih tinggi
  3. Monitor dengan resolusi minimum 1024x768. Disarankan minimum 1280x800 atau yang lebih tinggi
  4. Perangkat masukan
    1. Keyboard
    2. Mouse/Touchpad
  5. Printer

Software

Server

  1. Sistem Operasi Windows XP, Windows 7, Windows 8, atau yang lebih tinggi atau Linux
  2. Web Server Apache 2
  3. Database Server MySQL
  4. Modul PHP 5

Client

  1. Sistem Operasi Windows XP atau yang lebih tinggi atau Linux
  2. Web Browser atau program penjelajah web. Disarankan Mozilla Firefox 13 atau yang lebih tinggi
  3. PDF Reader. Disarankan terintegrasi dengan web browser dalam bentuk add on

Disarankan agar pengguna mengakses program dari komputer client yang terpisah dengan server untuk melakukan transaksi. Komputer client dihubungkan dengan komputer server melalui jaringan LAN atau internet. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi resiko kerusakan data akubat virus dan sebagainya.

Apabila pengguna ingin menggunakan jasa web hosting untuk server program, maka pengguna cukup menyediakan komputer client dan hubungan internet. Pengguna dapat mengakses program dari mana pun.

BAB 2. Instalasi dan Konfigurasi

Sebelum program digunakan, program harus diinstal terlebih dahulu. Tahapan instalasi terbagi menjadi 2 yaitu instalasi server dan instalasi program.

Instalasi Server

Server yang dibutuhkan adalah sebagai berikut:

Server Web

Server web bertugas melayani permintaan dari klien. Klien dalam hal ini adalah browser web atau program penjelajah web.

Cluster Hotel menggunakan Apache sebagai server web. Apache membutuhkan modul PHP Hypertext Prepocessor atau PHP untuk mengeksekusi script program. PHP juga melakukan permintaan penulisan, pembacaan, pembaruan, dan penghapusan data kepada server database.

Server Database

Server database melayani permintaan dari program. Permintaan tersebut antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Permintaan pembuatan data baru atau insert
  2. Permintaan data yang telah ada atau select
  3. Permintaan perubahan data yang telah ada atau update
  4. Permintaan penghapusan data yang telah ada atau delete

Cluster Hotel menggunakan MySQL sebagai server database.

Apache, PHP, dan MySQL harus dipersiapkan terlebih dahulu sebelum instalasi program dilakukan.

Instalasi Program

Instalasi pada Sistem Operasi Windows

Cluster Hotel menyediakan paket instalasi untuk sistem operasi Windows. Sistem ini dapat dibuat online maupun offline tergantung di mana instalasi dilakukan. Versi sistem operasi yang didukung adalah Windows XP, Windows 7, dan Windows 8. Cluster Hotel tidak mendukung Windows 9x dan Windows ME.

Untuk menginstal Cluster Hotel, pengguna cukup menjalankan file installer pada CD program. Pengguna akan dipandu pada setiap tahapan instalasi. Demikian pula untuk membuang program dari komputer tersebut.

Sebelum melakukan instalasi, pengguna harus memahami bahwa semua data disimpan di dalam direktori sesuai dengan file konfigurasi MySQL (my.ini). Secara standard, Cluster Hotel telah menentukan direktori tersebut dan berada di dalam direktori program.

Program harus diinstal di tempat yang aman. Sangat disarankan agar pengguna menginstal program di drive yang berbeda dengan drive sistem operasi. Hal tersebut bertujuan untuk mengurangi resiko data hilang akibat rusaknya sistem operasi. Sebelum mengunistall program, pengguna diwajibkan untuk membackup data karena proses uninstall dikhawatirkan akan menghapus data.

Pada saat pengguna membuang program dari sistem (uninstall), Cluster Hotel mempertahankan semua file ang ada di dalam direktori mysql. File-file tersebut juga tidak akan ditimpa pada saat program diinstal ulang. Hal tersebut bertujuan untuk memperkecil resiko hilangnya data. Meskipun demikian, pengguna sangat disarankan untuk mem-backup file sebelum proses instalasi dilakukan.

Jika pengguna ingin mem-backup data dengan cara menyalin file-file yang ada di dalam direktori data, pengguna diwajibkan untuk menghentikan semua service pada Cluster Hotel yaitu MySQL dan Apache. Untuk menghentikan service tersebut, pilih Start » All Programs » Cluster Hotel » Stop.

Instalasi pada Sistem Operasi Lain

Pada sistem operasi selain Windows, Cluster Hotel menyediakan script untuk melakukan instalasi program. Script tersebut terdiri dari script PHP dan SQL. Untuk menjalankan proses instalasi, jalankan script dengan nama install.php yang berada di dalam direktori yang merupakan root document dari program.

Sebelum menjalankan script install.php, pastikan bahwa pengguna tersebut memiliki hak-hak terhadap database yaitu sebagai berikut:

  1. create table
  2. drop table
  3. rename table
  4. select
  5. insert
  6. delete
  7. update

Script install.php akan menampilkan form pada browser dengan isian sebagai berikut:

  1. Host
    Host adalah nama host atau mesin dari server database. Host diisi dengan nama domain atau alamat IP dari server database. Jika PHP dan MySQL berada di dalam satu mesin yang sama, maka host dapat diisi dengan localhost
  2. Username
    Username adalah nama pengguna dari database
  3. Password
    Password adalah password dari pengguna database
  4. Database
    Database adalah nama dari database
  5. Prefix
    Prefix adalah awalan untuk nama dari setiap tabel kecuali tabel. Prefix diperlukan jika Cluster Hotel menggunakan database yang sama dengan sistem lain untuk menghindari konflik yang disebabkan oleh kesamaan nama tabel
  6. Storage Engine
    Storage engine adalah mesin penyimpanan dari MySQL. Cluster Hotel menggunakan storage engine MyISAM sebagai mesin penyimpanan standard. Pengguna dapat memilih storage engine lain sesuai dengan mesin penyimpanan yang tersedia pada server database yang digunakan. Storage engine akan sama untuk semua tabel
  7. Charset
    Charset adalah pengkodean karakter pada masing-masing tabel. Cluster Hotel menggunakan Charset latin1_swedish_ci sebagai Charset standard. Charset akan sama untuk semua tabel
  8. Multiple Hotel
    Multiple hotel adalah pilihan apakah pengguna akan menggunakan sistem multiple hotel atau tidak
  9. Multiple Domain
    Multiple domain adalah pilihan apakah pengguna akan menggunakan sistem multiple domain atau tidak. Multiple domain hanya digunakan pada sistem multiple hotel
  10. Main URL
    Main URL adalah alamat utama dari sistem. Main URL hanya digunakan pada sistem multiple hotel
  11. Main Domain
    Main domain adalah domain utama dari sistem. Main domain hanya digunakan pada sistem multiple hotel
  12. Default Server Name
    Default server name adalah nama default dari server. Default server name hanya digunakan pada sistem multiple hotel

Setelah pengguna mengisi semua isian pada form, pilih tombol Install untuk melanjutkan proses instalasi. Cluster Hotel akan secara otomatis membuat struktur database dan file konfigurasi sesuai dengan isian. Setelah proses instalasi selesai dilakukan, pengguna tetap dapat mengubah isi dari file inc.config.php. Informasi selengkapnya dapat dilihat pada bagian Konfigurasi Program.

Apabila pengguna ingin menggunakan database untuk menyimpan data session, pengguna harus memastikan konfigurasi pada file inc.session.php sesuai dengan nama tabel session yang digunakan. Apabila pengguna mengubah nama tabel tersebut, maka pengguna harus mengubah variabel yang terdapat pada file inc.session.php. Informasi selengkapnya dapat dilihat di sini.

Konfigurasi Program

Pada direktori root program terdapat beberapa file dengan nama awal inc. File tersebut dapat diubah dengan menggunakan aplikasi text editor seperti Notepad atau Notepad++ untuk mengubah konfigurasi file.

Konfigurasi file inc.config.php

$cfg->multi_hotel = false;
// true for multi hotel and false for single hotel

Konfigurasi file inc.session.php

<?php
include_once dirname(__FILE__)."/admin/include/session.php";
@ini_set('session.bug_compat_42',0);
@ini_set('session.bug_compat_warn',0);

$ksession = new KamsSession();

// get prefix
if(defined('DB_PREFIX'))
{
$prefix_tbl = DB_PREFIX;
}
else
{
$prefix_tbl = "";
}

// database setting
$ksession->ks_db_host         = DB_HOST;
$ksession->ks_db_name         = DB_NAME;
$ksession->ks_db_user         = DB_USER;
$ksession->ks_db_password     = DB_PASSWORD;
$ksession->ks_db_table        = $prefix_tbl."sessions";
// or session_set_database_params($host, 
// $database, $user, $password, $table);

// cookie setting
$ksession->ks_cookie_name     = "xpos";
$ksession->ks_cookie_lifetime = 604800;
// at least 86400 for cookie lifetime
$ksession->ks_cookie_path     = "/";
$ksession->ks_cookie_domain	  = "";

$ksession->ks_cookie_secure   = false;
$ksession->ks_cookie_httponly = false;
// or session_set_cookie_params($lifetime, 
// $path, $domain, $secure, $httponly);

// session setting
$ksession->ks_session_name    = "xpos4";
$ksession->ks_session_method  = 2;
// set ks_session_method to 2 if session data 
// unreadable on classic method
// default value of ks_session_method is 2

$ksession->ks_cfg_usedatabase = true;
$ksession->start();
// now, session is ready to be used
?>

Masa hidup cookie mempunyai satuan detik. Pada pengaturan masa hidup cookie di file inc.session.php, masa hidup cookie minimum 24 jam atau 86400 detik karena mungkin terdapat perbedaan daerah waktu default pada server dengan daerah waktu hotel.

Regsiter global pada modul PHP harus diatur menjadi OFF.

Akun Pengguna dan Akun Hotel

Setelah program siap digunakan, langkah selanjutnya adalah membuat akun pengguna dan akun hotel. Akun pengguna adalah akun dengan tingkatan super user. Super user inilah yang akan membuat akun hotel.

Membuat Akun Pengguna

Pada sistem single hotel, Cluster Hotel menyediakan form untuk mendaftarkan pengguna baru dan hotel baru pada saat pengguna belum masuk. Pada sistem single hotel, Cluster Hotel hanya menyediakan form untuk mendaftarkan pengguna baru dan hotel baru jika belum ada akun hotel yang dibuat.

Untuk membuat akun pengguna baru, pilih menu Register kemudian isi form yang disediakan. Pilih tombol Register untuk melanjutkan. Cluster Hotel akan mengarahkan browser ke form pembuatan akun hotel. Pengguna dapat langsung mengisi form tersebut. Pilih tombol Save untuk menyimpannya.

Membuat Akun Hotel

Setelah akun pengguna dibuat dan pengguna masuk dengan akun tersebut, Cluster Hotel akan memberitahu pengguna jika akun pengguna tersebut belum terhubung dengan sebuah akun hotel. Jika proses pembuatan akun pengguna dilanjutkan dengan pembuatan akun hotel, maka akun pengguna akan langsung terhubung dengan sebuah akun hotel.

Hak Akses Pengguna

Setelah program siap digunakan, langkah selanjutnya adalah mengatur role atau wewenang pengguna. Pengaturan ini didasarkan atas kebijakan masing-masing hotel. Meskipun demikian, Cluster Hotel menyediakan konfigurasi standard yang langsung dapat digunakan setelah sebuah akun hotel diciptakan. Pengguna dapat mengubah konfigurasi tersebut baik sebagian maupun keseluruhan.

Khusus untuk modul "Role", super user akan diwajibkan untuk dapat melakukan semua tindakan. Hal tersebut bertujuan untuk mengantisipasi apabila super user melakukan kesalahan dalam pengaturan role.

Pengguna Cluster Hotel terbagi menjadi beberapa divisi. Masing-masing divisi terdiri dari beberapa modul. Meskipun demikian, ada beberapa modul yang dapat diakses oleh beberapa divisi.

Pada masing-masing divisi, pengguna dapat dibagi menjadi beberapa level atau tingkatan. Cluster Hotel versi 1.0.0 secara standard membagi pengguna menjadi 3 tingkatan. Tingkatan tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Super User
    Super Sser adalah pengguna dengan level tertinggi. Pengguna yang mendaftarkan sebuah hotel secara otomatis akan mempunyai tingkatan sebagai Super Sser
  2. Central Reservations Office (CRO)
    Central Reservations Office adalah pengguna yang bertugas untuk memasukkan data reservasi
  3. Cashier
    Cashier adalah pengguna yang bertugas memasukkan billing dan deposit

Manajemen hotel dapat membagi pengguna ke dalam tingkatan-tingkatan tersebut atau cukup dengan 1 tingkatan saja yaitu Super User atau Central Reservations Office dengan memberikan hak akses untuk semua fungsi pada semua modul.

Untuk membagi hak akses pada masing-masing tingkatan, pengguna dapat memilih menu Preference dan submenu Role. Pilih level yang akan diatur hak aksesnya. Untuk menyimpan pengaturan tersebut, pilih tombol Save.

Apabila pengguna ingin kembali ke pengaturan standard yaitu pengaturan yang direkomendasikan oleh Cluster Hotel, pengguna dapat memilih tombol Restore to Default. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi dari pengguna sebelum melanjutkan proses tersebut.

Pada masing-masing tingkatan, pengguna memberikan pilihan apakah pengguna di tingkatan tersebut diperbolehkan menjalankan fungsi pada masing-masing modul. Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:

  1. Access
    Access adalah fungsi untuk mengakses modul tersebut
  2. Select
    Select adalah fungsi untuk melihat data dari sebuah atau beberapa record pada modul tersebut
  3. Insert
    Insert adalah fungsi untuk menambahkan record baru pada modul tersebut
  4. Update
    Update adalah fungsi untuk mengubah data dari sebuah atau beberapa record pada modul tersebut
  5. Delete
    Delete adalah fungsi untuk menghapus sebuah atau beberapa record pada modul tersebut

Pada tingkatan yang sama, sebuah modul dapat diakses dari semua divisi yang memasukkan modul tersebut. Tanda centang pada divisi lain untuk modul yang sama akan ikut berubah ketika pengguna mengubahnya dari sebuah divisi.

BAB 3. Aktivasi Program

Setelah pengguna membuat sebuah akun, Cluster Hotel akan meminta pengguna agar melakukan aktivasi program agar program dapat digunakan. Aktivasi program dilakukan secara online. Komputer yang digunakan sebagai server harus terhubung dengan internet untuk memeriksa keaslian nomor seri program dan untuk mencatat informasi hotel. Hotel yang didaftarkan akan diakui sebagai pemilik sah dari nomor seri tersebut.

Mendaftarkan Hotel

Pengguna harus mendaftarkan hotel untuk mendapatkan kode aktivasi program. Kode tersebut disertai dengan token. Kode aktivasi dan token akan dikirimkan ke email hotel. Untuk mendaftarkan hotel, pilih tombol Register pada form aktivasi.

Alamat email hotel harus benar dan aktif. Apabila terjadi kesalahan pada saat mengisikan alamat email hotel, segera hubungi custommer service Cluster Hotel.

Mendapatkan Kode Aktivasi dan Token

Kode aktivasi dan token akan dikirimkan ke email hotel dengan subjek Cluster Hotel Activation. Beberapa penyedia layanan email mungkin akan menganggap email tersebut sebagai spam. Apabila email tidak masuk ke kotak masuk (inbox), silakan periksa kotak spam.

Memasukkan Kode Aktivasi dan Token

Setelah pengguna mendaftarkan hotel, Cluster Hotel akan meminta pengguna memasukkan kode aktivasi dan token ke dalam form yang telah disediakan. Salin kode aktivasi dan token yang dikirimkan ke email kemudian pilih tombol Activate.

BAB 4. Bagian-Bagian Program

Cluster Hotel dibagi menjadi beberapa bagian, di antaranya adalah sebagai berikut:

  1. Halaman Depan
    Halaman depan adalah halaman yang menampilkan profil hotel. Pada sistem online, halaman ini dapat dengan bebas diakses oleh pengunjung untuk melihat semua fasilitas yang ditawarkan oleh hotel
  2. Direktori Booking
    Direktori booking adalah halaman yang diakses oleh agen atau tamu yang akan melakukan booking. Halaman ini juga menampilkan status dan tarif dari masing-masing kamar
  3. Direktori Administrasi
    Direktori administrasi adalah direktori yang akses oleh Super User, Central Reservations Office (CRO) dan Cashier. Direktori ini terdiri dari modul-modul untuk pengaturan data master, konfigurasi, dan transaksi hotel
  4. User Manual
    User manual adalah dokumentasi tentang cara menggunakan program

Halaman Depan

Halaman depan Cluster Hotel dapat diatur sesuai dengan keinginan pengguna. Halaman ini dapat diisi dengan slideshow atau Content Management System yang dapat diisi dengan berbagai macam informasi.

Direktori Booking

Direktori booking dapat diakses oleh semua orang. Direktori booking menampilkan beberapa halaman yang dirancang agar dapat digunakan dengan semudah mungkin. Agen dan tamu yang belum masuk ke dalam sistem dapat melihat status dan tarif kamar. Pengunjung dapat langsung memesan kamar sesuai dengan waktu yang diinginkan. Cluster Hotel akan menginformasikan status dari masing-masing kamar untuk waktu kedatangan (arrival). Apabila pada waktu tersebut kamar sedang dihuni oleh tamu lain, maka Cluster Hotel akan menyatakan bahwa kamar tersebut tidak tersedia. Pengunjung juga dapat melihat status kamar per kamar per hari.

Karena kemungkinan terdapat perbedaan daerah waktu antara pengunjung dengan hotel, Cluster Hotel menampilkan waktu waktu hotel. Untuk sistem multi hotel, Cluster Hotel secara otomatis akan memilih daerah waktu tergantung akun hotel yang sedang diakses. Hal tersebut penting untuk mencegah terjadinya kesalahpahaman pengunjung tentang waktu hotel karena setiap transaksi didasarkan atas waktu hotel, bukan waktu dari masing-masing pengunjung.

Apabila terdapat kamar yang tersedia untuk waktu kedatangan tersebut, pengunjung dapat langsung memilih kamar tersebut dan menentukan berapa orang yang akan menghuni kamar tersebut. Hotel mungkin menyediakan extra bed atau tempat tidur tambahan sesuai dengan kapasitas kamar dan jumlah orang yang menghuni kamar tersebut. Hotel akan memberlakukan biaya tambahan untuk ekstra bed.

Kamar hotel tentu saja mempunyai kapasitas maksimum. Jika jumlah orang yang akan menghuni sebuah kamar lebih besar daripada kapasitas maksimum kamar, maka pihak hotel akan mengambil keputusan apakah semua orang tersebut akan ditampung di kamar tersebut atau disarankan mengambil kamar lain.

Menampilkan Status Kamar

Cluster Hotel menampilkan status kamar dalam 2 versi yaitu tampilan per kamar per bulan dan tampilan berdasarkan waktu kedatangan yang dimasukkan oleh pengunjung.

Melakukan Booking

Tamu atau agen bisa melakukan booking kamar yang tersedia pada rentang waktu tertentu. Booking ini memerlukan konfirmasi dari CRO.

Mengubah Data Booking

Tamu atau agen hanya bisa mengubah data booking sebelum booking tersebut dikonfirmasi oleh CRO. Setelah booking dikonfirmasi, baik agen maupun tamu tidak dapat mengubah data tersebut. Beberapa data tamu dapat diubah seperti nomor telepon, email, dan alamat dapat diubah setelah proses reservasi.

Direktori Administrasi

Direktori administrasi merupakan bagian utama dari Cluster Hotel. Pada bagian inilah seluruh transaksi hotel dilakukan oleh CRO. Data yang masuk dari proses booking hanya akan dianggap sah jika dikonfirmasi oleh CRO. Direktori akan dijelaskan lebih detil pada pada bab-bab berikutnya.

User Manual

User manual adalah dokumentasi tentang cara penggunaan program. User manual tersedia pada semua versi dan semua paket program. User manual juga dapat didownload secara gratis melalui website Cluster Hotel.

User manual terdiri dari single file HTML, file-file CSS, file-file JavaScript, dan file-file gambar sebagai latar. User manual menggunakan jQuery yang dapat berjalan di hampir semua browser.

Navigasi pada user manual dibangun secara otomatis menggunakan jQuery dan script tambahan berdasarkan isi dari user manual. Tanpa adanya jQuery, user manual tidak akan memiliki navigasi.

BAB 5. Bagian-Bagian Halaman Administrasi

Header

Header merupakan bagian kepala dari halaman administrasi. Bagian ini berisi nama hotel.

Menu Bar

Menu bar berada di bawah header. Menu bar berisi pilihan untuk mengelola hotel. Item yang tersedia pada menu tergantung kepada status dan akun pengguna.

  1. Pengguna Belum Masuk
    Ketika pengguna belum masuk ke sistem, Cluster Hotel menampilkan menu sebagai berikut:
    1. Untuk Versi Multi Hotel
      1. Home
      2. Login
      3. Register
    2. Untuk Versi Single Hotel
      1. Home
      2. Login
  2. Pengguna dengan Level Super User
    Ketika pengguna masuk ke sistem dengan level Super User, Cluster Hotel menampilkan menu sebagai berikut:
    1. Home
    2. Reservation
    3. Billing
    4. Guest List
    5. Room Status
    6. Master
    7. Logout
  3. Pengguna dengan Level Administrator
    Ketika pengguna masuk ke sistem dengan level Administrator, Cluster Hotel menampilkan menu sebagai berikut:
    1. Home
    2. Reservation
    3. Billing
    4. Guest List
    5. Room Status
    6. Logout

Sidebar

Sidebar merupakan bagian kiri dari halaman administrasi. Bagian ini berisi beberapa menu tergantung dari halaman yang diakses. Beberapa halaman tidak menampilkan sidebar.

Mainbar

Mainbar merupakan bagian utama dari halaman. Pada halaman tanpa sidebar, mainbar akan memenuhi halaman sedangkan pada halaman dengan sidebar, mainbar akan tergeser ke kanan sebesar ukuran sidebar.

Pada halaman dengan sidebar, pengguna dapat menyembunyikan sidebar agar mainbar tampil memenuhi halaman dengan cara menekan tombol F2 pada keyboard. Untuk menampilkan sidebar, tekan kembali tombol F2. Sidebar akan muncul setiap kali halaman yang memiliki sidebar dibuka.

BAB 6. Data Master

Saat program pertama kali digunakan, pengguna harus melengkapi data-data master. Data master merupakan data pokok yang dibutuhkan oleh program. Cluster Hotel secara standard hanya memberikan hak kepada pengguna dengan level Super User untuk mengubah data master. Subbab pada bab ini disusun berdasarkan urutan pengisian data master.

Pengguna harus mengetahui hubungan antar entitas agar dapat mengisi data master dengan urutan yang benar. Urutan pengisian yang akan menyebabkan data master menjadi tidak lengkap. Untuk mengetahui hubungan antar entitas, pengguna dapat melihat Entity Relationship Diagram (ERD) berikut:

1. ERD Kamar

ERD Room

Dari ERD di atas terlihat jelas bahwa sebelum membuat data kamar, pengguna harus membuat data-data sebagai berikut:

  1. property
  2. type
  3. class
  4. floor

2. ERD Tarif Kamar

ERD Tarif Kamar

Dari gambar di atas terlihat bahwa sebelum membuat tarif kamar, pengguna harus membuat data kamar.

3. ERD Agent

ERD Agent

Dari gambar di atas terlihat bahwa sebelum membuat agent, pengguna harus membuat data agency.

Data master akan relatif bersifat tetap. Data master dapat diubah apabila diperlukan kecuali mata uang yang bersidat tetap. Adapun data master tersebut adalah sebagai berikut:

Hotel

Pada versi Multi Hotel, sistem memungkinkan pengguna membuat beberapa akun hotel dalam satu server dan satu database. Pada versi Single Hotel, sistem hanya memperbolehkan pengguna membuat sebuah akun hotel. Data-data yang ada di dalam sebuah akun hotel antara lain adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
type enum('P', 'C') Tidak  C=Company; P=Personal 
name varchar(100) Tidak     
alias varchar(50) Tidak    Server Name
email varchar(50) Tidak     
currency varchar(5) Tidak     
address text Tidak     
country varchar(50) Tidak     
state varchar(50) Tidak     
city varchar(50) Tidak     
zip varchar(6) Tidak     
geolocation tinyint(1) Tidak 0 1=Use Geo Location; 0=Not Use Geo Location
latitude double Ya null null=Undefined
longitude double Ya null null=Undefined
altitude double Ya null null=Undefined
timezone double Ya null null=Undefined
phone varchar(30) Tidak     
facsimile varchar(30) Tidak     
website varchar(100) Tidak     
active tinyint(1) Tidak  1=Active; 0=Inactive 

Menambah Hotel Baru

Pengguna dapat menambah hotel baru ke dalam sistem yang sama tanpa harus melakukan instalasi dan aktivasi baru. Hotel yang akan didaftarkan adalah hotel yang pertama kali dibuat.

Pengguna harus kembali mengisi data-data master untuk hotel yang baru dari awal sebab Cluster Hotel tidak menyediakan data standard untuk hotel ke dua dan seterusnya.

Fasilitas untuk menambah hotel baru hanya ada pada versi Multi Hotel.

Mengubah Data Hotel

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data-data hotel. Untuk mengubah data hotel, pilih menu Master pada menu bar kemudian pilih menu Hotel pada sidebar. Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form. Ubahlah data-data pada form tersebut.

Catatan:

Server Name

Server name diisi dengan nama server. Pada sistem online, isi dengan nama domain atau kombinasi antara subdomain dengan domain. Apabila pada file inc.config.php variabel $cfg->multi_domain diberi nilai true, maka server name dapat langsung diisi dengan nama domain dari masing-masing hotel. Apabila pada file inc.config.php variabel $cfg->multi_domain diberi nilai false, maka server name harus merupakan kombinasi antara subdomain dengan nama domain yang diatur pada variabel $app->main_domain.

Sebagai contoh:

Cluster Hotel diinstal pada sistem online tanpa multi domain (hanya dengan subdomain) dengan domain utama example.com, maka server name pada hotel utama dapat diisi dengan example.com sedangkan hotal lain dapat diisi dengan sub1.example.com, sub2.example.com, dan seterusnya.

Cluster Hotel akan secara otomatis menambahkan akhiran berupa domain utama pada server name jika server name tidak mengandung nama domain utama sedangkan $cfg->multi_domain diberi nilai false.

Latitude dan Longitude

Proses konversi dari derajat, menit, detik ke bilangan ril dan sebaiknya akan terjadi error atau galat yang disebabkan oleh keterbatasa ketelitian JavaScript dalam mengolah bilangan ril. Hal tersebut mengandung arti bahwa nilai latitude dan longitude yang telah dimasukkan sebelumnya akan berubah jika pengguna berulang kali mengkonversinya dari ril ke derajat, menit, detik dan mengkonversinya lagi ke bilangan ril.

Pengguna dapat menggunakan geo tagging pada gambar hotel jika kamera dilengkapi dengan perangkat Global Positioning System (GPS). Dengan menggunakan geo tagging, pengguna tidak perlu mengisi latitude, longitude, dan altitude hotel.

Time Zone

Time zone atau daerah waktu merupakan pembagian daerah waktu berdasarkan garis bujur. Pada saat pengguna mendaftarkan sebuah hotel, time zone hotel akan disesuaikan dengan time zone time zone server. Sistem akan memeriksa time zone sebelum melakukan transaksi. Transaksi didasarkan atas time zone hotel. bukan time zone server. Dengan demikian, time zone harus benar-benar diatur sebelum memulai transaksi. Time zone bersifat tetap kecuali hotel pindah alamat ke time zone lain.

Setelah pengguna selesai memasukkan data profil hotel, simpan dengan tombol Save.

Currency

Apabila pihak hotel sewaktu-waktu akan mengubah mata uang hotel, maka semua data yang berhubungan dengan uang seperti tarif, billing, dan deposit akan diubah ke mata uang baru dengan menggunakan kurs yang berlaku pada saat perubahan dilakukan. Dengan demikian akan berpeluang terjadi perbedaan nilai sebenarnya dengan nilai yang dicatat di program.

Pengguna tidak bisa mengubah mata uang yang telah dipilih. Apabila terjadi kesalahan pada saat instalasi, silakan hubungi vendor untuk membantu memperbaikinya. Jika ingin mengubah mata uang setelah program digunakan untuk bertransaksi, Cluster Hotel menyediakan layanan khusus untuk mengubah mata uang dan mengkonversi semua nilai transaksi dari mata uang lama ke mata uang baru.

Cluster Hotel juga menyediakan masukan untuk gambar hotel dan logo hotel. Gambar hotel akan ditampilkan di daftar hotel dan profil hotel sedangkan logo hotel diperlukan pada modul cetak booking, billing, dan deposit.

Property

Cluster Hotel mengakomodasi kebutuhan hotel yang menggunakan beberapa gedung untuk satu hotel. Pengguna dapat menambahkan beberapa gedung. Masing-masing gedung memiliki data sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
name varchar(50) Tidak     
desc text Tidak    Description of the property 
height double Tidak     
length double Tidak     
width double Tidak     
floor int(11) Tidak     
address varchar(100) Tidak     
city varchar(50) Tidak     
state varchar(50) Tidak     
country varchar(100) Tidak     
zip varchar(6) Tidak     
active tinyint(1) Tidak    1=Active; 0=Inactive 

Melihat Data Detil Gedung

Pengguna dapat melihat data detil dari gedung dengan cara memilih nama gedung yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari gedung yang dipilih.

Menambah Gedung Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah gedung untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai gedung, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki gedung, pilih tombol Add New di bawah daftar gedung. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah gedung. Data gedung harus dimasukkan sebelum pennguna memasukkan data lantai.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data gedung yang akan digunakan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Name
    Nama gedung
  2. Description
    Description adalah penjelasan singkat dari gedung
  3. Length
    Panjang gedung dalam satuan meter
  4. Width
    Lebar gedung dalam satuan meter
  5. Height
    Tinggi gedung dalam satuan meter
  6. Floor
    Jumlah lantai pada gedung
  7. Address
    Alamat gedung
  8. Country
    Negara
  9. State/Province
    Propinsi
  10. City/Area
    Kota atau daerah
  11. ZIP
    Kode Pos
  12. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Gedung

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data gedung yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data gedung, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar gedung. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil gedung.

Mengubah Status Gedung

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa gedung tanpa harus menghapusnya. Gedung yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada saat pengguna menambah atau mengubah data lantai.

Untuk mengubah status gedung, beri tanda centang pada gedung yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status gedung yang dipilih.

Menghapus Gedung

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa gedung yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data gedung atau apabila gedung benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus gedung kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data lantai dan data kamar.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa gedung, beri tanda centang pada gedung yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan gedung.

Floor

Cluster Hotel mengakomodasi kebutuhan hotel yang menggunakan gedung bertingkat. Jumlah lantai dari masing-masing gedung bisa berbeda satu sama lain. Data-data lantai adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
property bigint(20) Tidak     
base int(11) Tidak     
name varchar(50) Tidak     
desc text Tidak    Descriprion of the floor
active tinyint(1) Tidak    1=Active; 0=Inactive 

Melihat Data Detil Lantai

Pengguna dapat melihat data detil dari lantai dengan cara memilih nama lantai yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari lantai yang dipilih.

Menambah Lantai Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah lantai untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai lantai, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki lantai, pilih tombol Add New di bawah daftar lantai. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah lantai. Data lantai harus dimasukkan sebelum pennguna memasukkan data kamar.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data lantai yang akan digunakan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Property
    Gedung untuk lantai tersebut
  2. Base
    Nomor lantai yang dimulai dari 1 dihitung dari lantai dasar
  3. Name
    Nama lantai yang diwakili dengan angka. Misalnya lantai dasar digunakan untuk parkir dan lantai 1 dimulai dari lantai di atasnya, maka daftar lantai akan terlihat sebagai berikut:
    Base Name Property Active
    1 Parking Area A No
    2 1 A Yes
    3 2 A Yes
    4 3 A Yes
  4. Description
    Description adalah penjelasan singkat dari lantai
  5. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Lantai

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data lantai yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data lantai, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar lantai. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil lantai.

Mengubah Status Lantai

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa lantai tanpa harus menghapusnya. Lantai yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada saat pengguna menambah atau mengubah data kamar.

Untuk mengubah status lantai, beri tanda centang pada lantai yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status lantai yang dipilih.

Menghapus Lantai

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa lantai yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data lantai atau apabila lantai benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus lantai kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data kamar.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa lantai, beri tanda centang pada lantai yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan lantai.

Class

Cluster Hotel mengakomodasi kebutuhan hotel yang menyediakan kamar dalam berbagai kelas. Kelas merupakan salah satu acuan dalam penentuan tarif kamar. Data-data kelas adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
cid varchar(20) Tidak     
name varchar(50) Tidak     
desc text Tidak    Description of the class
active tinyint(1) Tidak    1=Active; 0=Inactive 

Melihat Data Detil Kelas

Pengguna dapat melihat data detil dari kelas dengan cara memilih nama kelas yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari kelas yang dipilih.

Menambah Kelas Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah kelas untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai kelas, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki kelas, pilih tombol Add New di bawah daftar kelas. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah kelas. Data kelas harus dimasukkan sebelum pennguna memasukkan data kamar.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data kelas yang akan digunakan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. ID
    ID merupakan identitas dari sebuah kelas. ID sebaiknya diisi dengan huruf yang mewakili nama kelas. Cluster Hotel akan memfilter ID sehingga semua huruf pada ID akan berubah menjadi huruf kecil, semua karakter kecuali huruf dan angka akan diubah menjadi tanda kurang (-).
  2. Name
    Nama kelas yang dapat diisi dengan huruf besar dan kecil, angka, tanda kurang (-), atau spasi putih
  3. Description
    Description adalah penjelasan singkat dari kelas
  4. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Kelas

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data kelas yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data kelas, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar kelas. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil kelas.

Mengubah Status Kelas

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa kelas tanpa harus menghapusnya. Kelas yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada saat pengguna menambah atau mengubah data kamar.

Untuk mengubah status kelas, beri tanda centang pada kelas yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status kelas yang dipilih.

Menghapus Kelas

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa kelas yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data kelas atau apabila kelas benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus kelas kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data kamar.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa kelas, beri tanda centang pada kelas yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan kelas.

Room Type

Cluster Hotel mengakomodasi kebutuhan hotel yang menyediakan kamar dalam berbagai tipe. Tipe merupakan salah satu acuan dalam penentuan tarif kamar. Data-data tipe kamar adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
tid varchar(100) Tidak     
name varchar(50) Tidak     
desc text Tidak    Description of the room type
active tinyint(1) Tidak    1=Active; 0=Inactive 

Melihat Data Detil Tipe Kamar

Pengguna dapat melihat data detil dari tipe kamar dengan cara memilih nama tipe kamar yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari tipe kamar yang dipilih.

Menambah Tipe Kamar Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah tipe kamar untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai tipe kamar, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki tipe kamar, pilih tombol Add New di bawah daftar tipe kamar. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah tipe kamar. Data tipe kamar harus dimasukkan sebelum pennguna memasukkan data kamar.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data tipe kamar yang akan digunakan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. ID
    ID merupakan identitas dari sebuah tipe kamar. ID sebaiknya diisi dengan huruf yang mewakili nama tipe kamar. Cluster Hotel akan memfilter ID sehingga semua huruf pada ID akan berubah menjadi huruf kecil, semua karakter kecuali huruf dan angka akan diubah menjadi tanda kurang (-).
  2. Name
    Nama tipe kamar yang dapat diisi dengan huruf besar dan kecil, angka, tanda kurang (-), atau spasi putih
  3. Description
    Description adalah penjelasan singkat dari tipe kamar
  4. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Tipe Kamar

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data tipe kamar yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data tipe kamar, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar tipe kamar. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil tipe kamar.

Mengubah Status Tipe Kamar

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa tipe kamar tanpa harus menghapusnya. Tipe yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada saat pengguna menambah atau mengubah data kamar.

Untuk mengubah status tipe kamar, beri tanda centang pada tipe kamar yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status tipe kamar yang dipilih.

Menghapus Tipe Kamar

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa tipe kamar yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data tipe kamar atau apabila tipe kamar benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus tipe kamar kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data kamar.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa tipe kamar, beri tanda centang pada tipe kamar yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan tipe kamar.

Room

Cluster Hotel mengakomodasi kebutuhan hotel yang menggunakan gedung bertingkat. Kamar hotel akan terdistribusi ke beberapa lantai bahkan beberapa gedung jika hotel menggunakan lebih dari satu gedung. Masing-masing kamar akan memiliki nomor yang unik untuk hotel yang sama. Selain itu, masing-masing kamar juga mempunyai data gedung dan data lantai. Data-data kamar selengkapnya adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
number varchar(15) Tidak     
name varchar(50) Tidak     
property bigint(20) Tidak     
floor bigint(20) Tidak     
class varchar(20) Tidak     
room_type varchar(20) Tidak    
capacity int(11) Tidak     
capacity_max int(11) Tidak     
rates double Tidak    For single occupant
double double Tidak   For double occupant
family double Tidak   For family
extra_bed_1 double Tidak     
extra_bed_2 double Tidak     
extra_bed_3 double Tidak     
available tinyint(1) Tidak  1=Available; 0=Not Available
ready tinyint(1) Tidak  1=Ready; 0=Not Ready
clean tinyint(1) Tidak 1 1=Clean; 0=Dirty
active tinyint(1) Tidak  1=Active; 0=Inactive

Melihat Data Detil Kamar

Pengguna dapat melihat data detil dari kamar dengan cara memilih nama atau nomor kamar yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari kamar yang dipilih.

Menampilkan Data Kamar dengan Gambar

Pengguna dapat menampilkan data gambar yang disertai dengan gambar. Gambar adalah gambar kamar yang dimasukkan sebelumnya. Gambar tersebut ditampilkan di sebelah kiri data dengan ukuran 100x100 pixel.

Untuk menampilkan data tersebut, pilih tombol Show Thumbnail. Cluster Hotel akan menampilkan data gambar disertai dengan gambar. Apabila pengguna mengklik grup data tersebut, Cluster Hotel akan menampilkan data detil kamar. Data tersebut dapat diubah dengan memilih tombol Edit. Apabila pengguna mengklik gambar yang berada di sebelah kiri data, Cluster Hotel akan menampilkan gambar dengan ukuran 400x400 pixel.

Menambah Kamar Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah kamar untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai kamar, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki kamar, pilih tombol Add New di bawah daftar kamar. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah kamar. Data kamar harus dimasukkan sebelum pennguna melakukan reservasi.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data kamar yang akan digunakan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Number
    Nomor kamar yang dapat direpresentasikan dengan huruf dan angka serta tanda kurang (-). Nomor ini harus unik untuk sebuah hotel karena akan digunakan sebagai identitas dalam setiap transaksi. Nomor kamar tidak boleh berubah-ubah karena akan menyebabkan terjadinya kekacauan dalam transaksi. Apabila sebelumnya hotel mempunyai dua buah atau lebih kamar dengan nomor yang sama, maka hotel tersebut harus menyusun penomoran kamar yang baru. Penomoran ulang untuk kamar juga dilakukan apabila dua buah hotel bergabung menjadi satu di mana terdapat kesamaan nomor untuk kamar yang berbeda.
  2. Name
    Nama kamar yang dapat digunakan untuk penyebutan kamar. Nama kamar tidak digunakan sebagai identitas dalam transaksi
  3. Property
    Gedung untuk kamar tersebut. Gedung yang muncul dalam pilihan adalah gedung yang berstatus Active
  4. Floor
    Lantai untuk kamar tersebut. Lantai yang muncul dalam pilihan adalah lantai yang berstatus Active dan sesuai dengan gedung yang dipilih
  5. Class
    Kelas dari kamar tersebut
  6. Capacity
    Kapasitas ideal kamar. Kamar mungkin dapat diisi dengan jumlah melebihi kapasitas ideal kamar baik dengan atau tanpa penambahan tempat tidur
  7. Maximum Capacity
    Kapasitas maksimum dari kamar setelah ditambah dengan extra bed
  8. Single
    Tarif normal kamar untuk 1 orang tanpa extra bed jika tidak ada perubahan tarif dalam mata uang yang digunakan hotel
  9. Double
    Tarif normal kamar untuk 2 orang tanpa extra bed jika tidak ada perubahan tarif dalam mata uang yang digunakan hotel
  10. Family
    Tarif normal kamar untuk 3 orang atau lebih tanpa extra bed jika tidak ada perubahan tarif dalam mata uang yang digunakan hotel
  11. Extra Bed 1
    Tarif kamar dengan 1 (satu) extra bed jika tidak ada perubahan tarif dalam mata uang yang digunakan hotel
  12. Extra Bed 2
    Tarif kamar dengan 2 (dua) extra bed jika tidak ada perubahan tarif dalam mata uang yang digunakan hotel
  13. Extra Bed 3
    Tarif kamar dengan 3 (tiga) extra bed jika tidak ada perubahan tarif dalam mata uang yang digunakan hotel
  14. Available
    Jika kamar tersedia untuk tamu, isi dengan Yes. Jika kamar tidak tersedia untuk tamu, isi dengan No
  15. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Cluster Hotel secara otomatis memilih tarif single untuk 1 orang, double untuk 2 orang, family untuk 3 orang jika kamar mempunyai kapasitas 3 orang atau lebih. Jika jumlah penghuni melebihi kapasitas ideal, maka Cluster Hotel akan memberikan pilihan kepada tamu untuk menambah tempat tidur atau extra bed. Cluster Hotel menyediakan pilihan hingga 3 extra bed.

Pengguna dapat menambahkan gambar untuk masing-masing kamar. Gambar ini akan ditampilkan pada form reservasi dan booking. Gambar juga akan ditampilkan pada daftar kamar yang dapat diakses oleh agen dan calon tamu.

Untuk menambahkan gambar, pilih gambar kamar dengan format JPEG. Gambar tidak boleh terlalu besar karena server mungkin akan kehabisa memori untuk mengolah gambar. Ukuran gambar ideal adalah 800x600 pixel.

Gambar akan diolah oleh server dan dijadikan 3 versi yaitu:

  1. 400x400 pixel
  2. 200x200 pixel
  3. 100x100 pixel

Perubahan ukuran gambar akan menggunakan prinsip menjaga rasio. Artinya, gambar 800x600 pixel akan dipotong menjadi 600x600 pixel sebelum diubah menjadi ukuran 400x400, 200x200, dan 100x100. Dengan demikian, penting untuk memperhitungkan bagian-bagian yang akan ditampilkan pada saat pengambilan gambar kamar.

Mengubah Data Kamar

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data kamar yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data kamar, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar kamar. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil kamar.

Pengguna dapat mengubah gambar dengan memasukkan gambar baru pada form perubahan data kamar. Apabila tidak ada gambar yang dimasukkan, maka sistem akan tetap menggunakan gambar lama tanpa melakukan perubahan.

Mengubah Status Kamar

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa kamar tanpa harus menghapusnya. Kamar yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada form reservasi.

Untuk mengubah status kamar, beri tanda centang pada kamar yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status kamar yang dipilih.

Menghapus Kamar

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa kamar yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data kamar atau apabila kamar benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus kamar kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data kunjungan dan data billing.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa kamar, beri tanda centang pada kamar yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan kamar.

Housekeeper

Housekeeper merupakan salah satu data master. Housekeeper akan dijelaskan lebih lanjut pada bagian Housekeeping.

Rates

Cluster Hotel memungkinkan pengguna mengubah tarif kamar secara dinamis. Tarif ini dapat dibuat jauh-jauh hari sebelum tarif diberlakukan. Tarif tersebut bahkan dapat dilihat oleh calon tamu yang melakukan booking kamar untuk waktu mendatang. Tarif ini akan digunakan oleh sistem pada jangka waktu yang ditentukan. Di luar dari jangka waktu tersebut, sistem akan menggunakan tarif normal kamar yang diatur pada masing-masing kamar.

Pengguna dapat memasukkan beberapa tarif untuk kamar yang sama pada waktu yang berbeda. Sebagai contoh: kamar dengan nomor 101 mempunyai tarif normal 1500000 IDR. Tarif 1600000 IDR untuk kamar yang sama berlaku mulai dari 1 Januari 2013 hingga 31 Maret 2013. Tarif 1700000 IDR untuk kamar yang sama berlaku mulai tanggal 1 Juni 2013 hingga 31 Agustus 2013. Dengan demikian, sistem akan menggunakan tarif normal yaitu 1500000 IDR untuk kamar yang sama mulai dari tanggal 1 April 2013 hingga tanggal 31 Mei 2013. Tarif-tarif di atas dapat dibuat pada tahun 2012 dan akan berlaku secara otomatis pada rentang waktu tersebut. Hal tersebut berlaku pada kamar lain apabila pengguna memberlakukan tarif dinamis untuk kamar tersebut.

Sistem akan menolak pemasukan tarif dinamis apabila terjadi tumpang tindih waktu antara satu tarif dengan tarif yang lain untuk kamar yang sama. Hal tersebut dilakukan untuk menghindari terjadinya kesalahan yang disebabkan oleh multitafsir tarif oleh sistem untuk sebuah kamar pada waktu tertentu.

Data-data tarif adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
number varchar(15) Tidak     
rates double Tidak    For single occupant
double double Tidak   For double occupant
family double Tidak   For family
extra_bed_1 double Tidak     
extra_bed_2 double Tidak     
extra_bed_3 double Tidak     
from datetime Tidak     
to datetime Tidak     
active tinyint(1) Tidak  1 1=Active; 0=Inactive

Melihat Data Detil Tarif

Pengguna dapat melihat data detil dari tarif dengan cara memilih sebuah tarif yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari tarif yang dipilih.

Menambah Tarif Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah tarif untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai tarif, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki tarif, pilih tombol Add New di bawah daftar tarif. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah tarif. Data tarif merupakan data yang bersifat pilihan dan tidak wajib dengan catatan semua kamar telah mempunyai tarif tetap.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data tarif yang akan dimasukkan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Room
    Nomor kamar untuk tarif tersebut
  2. Single
    Tarif normal kamar untuk 1 orang tanpa extra bed dalam mata uang yang digunakan hotel
  3. Double
    Tarif normal kamar untuk 2 orang tanpa extra bed dalam mata uang yang digunakan hotel
  4. Family
    Tarif normal kamar untuk 3 orang atau lebih tanpa extra bed dalam mata uang yang digunakan hotel
  5. Extra Bed 1
    Tarif kamar dengan 1 (satu) extra bed dalam mata uang yang digunakan hotel
  6. Extra Bed 2
    Tarif kamar dengan 2 (dua) extra bed dalam mata uang yang digunakan hotel
  7. Extra Bed 3
    Tarif kamar dengan 3 (tiga) extra bed dalam mata uang yang digunakan hotel
  8. From
    Tanggal dan jam mulai masa berlakunya tarif
  9. To
    Tanggal dan jam akhir masa berlakunya tarif
  10. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Meskipun kamar tidak memungkinkan untuk extra bed, namun program tetap mengharuskan pengguna memasukkan tarif untuk extra bed.

Mengubah Data Tarif

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data tarif yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data tarif, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar tarif. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil tarif.

Mengubah Status Tarif

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa tarif tanpa harus menghapusnya. Tarif yang tidak aktif tidak akan digunakan pada billing pada saat sistem meminta tarif tersebut. Pengguna sangat disarankan untuk tidak mengubah status tarif pada rentang waktu berlakunya tarif karena dapat mengacaukan data billing.

Untuk mengubah status tarif, beri tanda centang pada tarif yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status tarif yang dipilih.

Menghapus Tarif

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa tarif yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data tarif atau apabila data tarif benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus tarif kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data status kamar dan dan data jadwal tarif.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa tarif, beri tanda centang pada tarif yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan tarif.

Untuk menghindari kekacauan data billing, pengguna sangat disarankan untuk tidak mengubah data tarif, status tarif, atau menghapus tarif selama tarif teresebut digunakan.

Mengatur Tarif dengan Grafik

Salah satu fitur dari Cluster Hotel adalah pengaturan tarif dengan menggunakan grafik. Keunggulan dari pengaturan tarif dengan grafik ini adalah sebagai berikut:

  1. Kemungkinan terjadinya tumpang tindih waktu antara beberapa tarif dapat dihindari.
  2. Naikturunnya tarif dapat langsung dilihat secara visual dengan menggunakan grafik.
  3. Tarif sebuah kamar dapat disalin ke bebrapa kamar dengan sangat mudah.

Berikut ini merupakah tampilan editor tarif dengan grafik.

Tarif dengan Grafik

Pada modul ini, waktu berlakunya tarif mulai pukul 00:00:00 waktu hotel hingga pukul 23:59:59 pada hari yang sama atau beberapa hari berikutnya. Apabila sebuah tarif dinamis yang telah dibuat sebelumnya memiliki jam yang berbeda dengan jam-jam tersebut, pengguna dapat memperbaikinya dengan cara klik dua kali pada masing-masing tarif yang akan diperbaiki.

Untuk membuat sebuah tarif dinamis baru, pilih tombol "Add" pada form di sebelah kiri. Tarif dinamis tersebut secara otomatis akan berada di sebelah kanan tarif terakhir yang dibuat. Apabila pada halaman tersebut belum terdapat tarif, maka modul akan menempatkan tarif tersebut di hari pertama pada modul tersebut.

Modul akan secara otomatis mengisi form tersebut dengan tarif standard. Hal ini dimaksudkan agar tarif tersebut menjadi acuan bagi pengguna untuk menaikkan atau menurunkan tarif dari nilai standard. Pengguna harus mengklik tombol "Update" untuk menyalin isi form tersebut ke tarif yang dibuat. Pengguna dapat menggeser atau memperpanjang tarif tersebut dengan mouse. Tarif yang telah dibuat tersebut belum disimpan ke database hingga pengguna memilih tombol "Save".

Untuk menyimpan semua tarif yang telah dibuat, pilih tombol "Save". Modul akan meminta pengguna untuk memberikan konfirmasi tentang penyimpanan tersebut. Pilih "OK" atau "Yes" sesuai dengan browser yang digunakan. Setelah semua tarif tersimpan di database, modul akan memperbarui grafik tarif yang berada di sebelah kanan. Setelah melakukan penyimpanan, pengguna dapat mengubah atau menambah tarif baru dan menyimpannya kembali.

Apabila pengguna membuat lebih dari satu tarif, maka tarif yang sedang diedit akan ditandai dengan tanda titik berwarna putih di tengah tarif tersebut. Untuk mengubah tarif lain, cukup dengan menyorot tarif yang akan diubah kemudian mengubah data pada form lalu memilih tombol "Update". Untuk menyimpannya secara permanen ke database, pilih tombol "Save".

Pengguna juga dapat menghapus tarif yang telah dibuat, baik yang telah disimpan ke database maupun yang belum. Tombol "Remove" pada form berfungsi untuk mengubah tarif yang ditandai dengan titik putih. Modul akan meminta konfirmasi kepada pengguna sebelum benar-benar menghapusnya. Untuk tarif yang telah tersimpan di database, modul akan langsung menghapusnya tanpa harus menyimpannya terlebih dahulu. Setelah tarif berhasil dihapus, modul akan memperbarui grafik tarif yang berada di sebelah kanan.

Pengguna dapat mengubah rentang tanggal pada modul. Perlu dicatat bahwa modul hanya menampilkan tarif yang berada pada rentang tersebut.

Pengguna dapat menyalin tarif suatu kamar ke beberapa kamar yang lain. Dengan penyalinan ini, semua tarif yang ditampilkan pada modul yang sedang dibuka akan secara otomatis disalin ke kamar yang dipilih. Pada saat pengguna memilih tombol "Copy Rates", modul akan menampilkan sebuah dialog yang berisi form untuk menampilkan kamar. Kelas dan tipe kamar secara langsung berada pada kelas dan tipe kamar yang sedang dibuka. Pengguna dapat memilih kelas dan tipe lain yang harganya akan dibuat sama. Pilih tombol "Show" untuk menampilkan kamar. Modul akan menampilkan kamar sesuai dengan kelas dan tipe kamar yang dipilih. Centang beberapa kamar yang tarifnyaakan disamakan kemudian pilih tombol "Copy". Modul akan meminta konfirmasi kepada pengguna prihal penyalinan ini. Pengguna tidak perlu khawatir akan terjadinya tumpang tindih tarif. Sebelum modul tersebut menyalin tarif ke kamar yang dipilih, modul terlebih dahulu menghapus semua tarif yang berada pada rentang waktu dari semua tarif (bukan rentang waktu modul). Selain itu, modul juga akan menggeser batas awal dan batas akhir dari tarif yang telah ada yang bersinggungan dengan tarif tersebut. Dengan cara ini, pengguna dapat mengatur tarif dinamis untuk beberapa kamar sekaligus.

Service

Hotel mungkin menyediakan jasa lain seperti restaurant, convention hall, laundry, spa, swimming pool, karaoke, dan sebagainya. Penggunaan tersebut akan dikenakan biaya sesuai dengan tarif yang berlaku. Biaya tersebut selanjutnya akan ditambahkan pada tagihan hotel. Tagihan tersebut akan dibebankan kepada tamu yang bersangkutan.

Jenis-jenis service harus dibuat sebelum transaksi dilakukan. Tarif dari masing-masing service tidak ditentukan di dalam program. Data-data service adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
tid varchar(100) Tidak     
pos varchar(100) Tidak    
name varchar(50) Tidak     
desc text Tidak    Description of the billing type
unit varchar(50) Tidak    
order int(11) Tidak 0  
active tinyint(1) Tidak    1=Active; 0=Inactive 

Melihat Data Detil Service

Pengguna dapat melihat data detil dari service dengan cara memilih nama service yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari service yang dipilih.

Menambah Service Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah service untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai service, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki service, pilih tombol Add New di bawah daftar service. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah service. Data service harus dimasukkan sebelum pennguna memasukkan data billing.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data service yang akan digunakan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. ID
    ID merupakan identitas dari sebuah service. ID sebaiknya diisi dengan huruf yang mewakili nama service. Cluster Hotel akan memfilter ID sehingga semua huruf pada ID akan berubah menjadi huruf kecil, semua karakter kecuali huruf dan angka akan diubah menjadi tanda kurang (-).
  2. Name
    Nama service yang dapat diisi dengan huruf besar dan kecil, angka, tanda kurang (-), atau spasi putih
  3. Unit
    Unit adalah satuan yang digunakan untuk perhitungan biaya
  4. Description
    Description adalah penjelasan singkat dari service
  5. Associated POS
    Point of Sale yang berhubungan dengan service tersebut. Isian ini wajib diisi bila Point of Sale tersebut ada dan wajib dikosongkan bila Point of Sale tersebut tidak ada
  6. Order
    Order adalah urutan dalam daftar jasa di mulai dari yang terkecil hingga yang terbesar
  7. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Service

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data service yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data service, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar service. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil service.

Mengubah Status Service

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa service tanpa harus menghapusnya. Service yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada saat pengguna menambah atau mengubah data billing.

Untuk mengubah status service, beri tanda centang pada service yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status service yang dipilih.

Menghapus Service

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa service yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data service atau apabila service benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus service kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data billing.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa service, beri tanda centang pada service yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan service.

Pada saat pengguna memasukkan tagihan dari sebuah Point of Sale, Cluster Hotel akan menambahkan sebuah record baru ke dalam tagihan sesuai dengan service yang berhubungan dengan Point of Sale tersebut.

Administrator

Tingkatan Administrator

Administrator adalah petugas pengguna Cluster Hotel yang terdaftar di sistem. Administrator dibagi menjadi beberapa tingkatan yaitu sebagai berikut:

  1. Super User
    Super User merupakan tingkatan tertinggi dari administrator pada Cluster Hotel
  2. Central Reservations Office (CRO)
    Central Reservations Office atau CRO merupakan administrator yang menangani reservasi tamu
  3. Billing Administrator
    Billing Administrator merupakan administrator yang bertugas memasukkan tagihan atau deposit

Adapun data-data administrator adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
name varchar(50) Tidak     
email varchar(50) Tidak     
password varchar(40) Tidak     
gender varchar(1) Tidak     
birthday date Tidak     
address text Tidak     
country varchar(50) Tidak     
state varchar(50) Tidak     
city varchar(50) Tidak     
zip varchar(6) Tidak     
phone varchar(30) Tidak     
level int(11) Tidak     
division text Tidak    
active tinyint(1) Tidak  1 1=Active; 0=Inactive

Melihat Data Detil Administrator

Pengguna dapat melihat data detil dari administrator dengan cara memilih sebuah akun administrator yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari administrator yang dipilih.

Menambah Administrator

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah administrator untuk semua versi. Untuk menambah administrator, pilih tombol Add New di bawah daftar administrator. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah akun administrator.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data administrator yang akan dimasukkan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Name
    Name adalah nama pengguna
  2. Level
    Level adalah tingkatan dari administrator. Untuk lebih jelasnya, klik di sini
  3. Division
    Division adalah bagian atau Point of Sale di mana pengguna tersebut ditempatkan. Seorang pengguna dapat ditempatkan pada beberapa bagian namun mempunyai level atau tingkatan yang sama. Apabila ingin memberikan level tertentu pada sebuah atau bagian yang lain, pengguna dapat dibuatkan akun baru dengan tingkatan yang berbeda namun hanya diberikan hak pada bagian tertentu saja.
  4. Birth Day
    Birth Day adalah tanggal lahir administrator
  5. Gender
    Gender adalah jenis kelamin administrator
  6. Email
    Email adalah email administrator. Data ini penting adalam sistem online karena dapat digunakan untuk meminta link reset password
  7. Phone
    Phone adalah nomor telepon atau handphone administrator
  8. Address
    Address adalah alamat rumah atau tempat tinggal administrator
  9. Country
    Country adalah negara di mana administrator berdomisili
  10. Province/State
    Province/State adalah propinsi atau negara bagian di mana administrator berdomisili
  11. City/Area
    City/Area adalah kota atau daerah di mana administrator berdomisili
  12. ZIP
    ZIP adalah kode pos di mana administrator berdomisili
  13. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Administrator

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data administrator yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data administrator, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar administrator. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil administrator.

Mengubah Status Administrator

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa administrator tanpa harus menghapusnya. Administrator yang tidak aktif tidak akan menggunakan program.

Pengguna tidak dapat menonaktifkan akunnya sendiri.

Manghapus Administrator

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa akun administrator yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data administrator atau apabila data administrator benar-benar tidak digunakan lagi.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa akun administrator, beri tanda centang pada administrator yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan administrator.

Pengguna tidak dapat menghapus akunnya sendiri.

Agency

Agency atau agensi merupakan salah satu mitra hotel dalam bentuk perusahaan dalam memperluas daerah pasar. Agensi bisa menjadi perantara antara tamu dengan hotel. Dalam sebuah perusahaan agensi bisa terdiri dari beberapa orang agen. Pada sistem online, agen dapat melakukan booking bagi tamu yang akan menginap di hotel tersebut.

Akun agensi dapat didaftarkan oleh pengelola hotel berdasarkan aplikasi yang diajukan oleh agensi tersebut. Setelah terdaftar, agensi bisa melakukan transaksi sesuai dengan wewenangnya. Transaksi yang dilakukan agensi hanya sah jika dikonfirmasi oleh CRO.

Data-data agensi adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
name varchar(50) Tidak
country varchar(50) Tidak
state varchar(50) Tidak
city varchar(50) Tidak
address text Tidak
zip varchar(6) Tidak
phone varchar(30) Tidak
facsimile varchar(30) Tidak
email varchar(50) Tidak
website varchar(100) Tidak
geolocation tinyint(1) Tidak
latitude double Ya NULL
longitude double Ya NULL
altitude double Ya NULL
timezone double Tidak
timezone_string varchar(100) Tidak
active tinyint(1) Tidak 1 1=Active; 0=Inactive

Melihat Data Detil Agensi

Pengguna dapat melihat data detil dari agensi dengan cara memilih sebuah akun agensi yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari agensi yang dipilih.

Menambah Agensi

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah agensi untuk semua versi. Untuk menambah agensi, pilih tombol Add New di bawah daftar agensi. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah akun agensi.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data agensi yang akan dimasukkan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Name
    Name adalah nama agensi
  2. Email
    Email adalah email agensi. Data ini penting adalam sistem online karena dapat digunakan untuk meminta link reset password
  3. Phone
    Phone adalah nomor telepon atau handphone agensi
  4. Address
    Address adalah alamat rumah atau tempat tinggal agensi
  5. Country
    Country adalah negara di mana agensi berdomisili
  6. Province/State
    Province/State adalah propinsi atau negara bagian di mana agensi berdomisili
  7. City/Area
    City/Area adalah kota atau daerah di mana agensi berdomisili
  8. ZIP
    ZIP adalah kode pos di mana agensi berdomisili
  9. Geolocation *
  10. Latitude *
  11. Longitude *
  12. Altitude *
  13. Time zone *
  14. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

*) Lihat keterangan pada bagian hotel.

Mengubah Data Agensi

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data agensi yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data agensi, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar agensi. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil agensi.

Mengubah Status Agensi

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa agensi tanpa harus menghapusnya. Agensi yang tidak aktif tidak akan menggunakan program.

Manghapus Agensi

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa akun agensi yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data agensi atau apabila data agensi benar-benar tidak digunakan lagi.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa akun agensi, beri tanda centang pada agensi yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan agensi.

Agent

Agen merupakan salah satu mitra hotel dalam memperluas daerah pasar. Agen bisa menjadi perantara antara tamu dengan hotel. Pada sistem online, agen dapat melakukan booking bagi tamu yang akan menginap di hotel tersebut.

Akun agen dapat didaftarkan oleh pengelola hotel berdasarkan aplikasi yang diajukan oleh agent tersebut. Setelah terdaftar, agen bisa melakukan transaksi sesuai dengan wewenangnya. Transaksi yang dilakukan agen hanya sah jika dikonfirmasi oleh CRO.

Data-data agen adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
name varchar(50) Tidak
email varchar(50) Tidak
password varchar(40) Tidak
auth varchar(40) Tidak
gender int(11) Tidak
birthday date Tidak
address text Tidak
country varchar(50) Tidak
state varchar(50) Tidak
city varchar(50) Tidak
zip varchar(6) Tidak
phone varchar(30) Tidak
company varchar(100) Tidak
level int(11) Tidak
active tinyint(1) Tidak 1 1=Active; 0=Inactive

Melihat Data Detil Agen

Pengguna dapat melihat data detil dari agen dengan cara memilih sebuah akun agen yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari agen yang dipilih.

Menambah Agen

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah agen untuk semua versi. Untuk menambah agen, pilih tombol Add New di bawah daftar agen. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah akun agen.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data agen yang akan dimasukkan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Name
    Name adalah nama agen
  2. Company
    Company adalah nama perusahaan agen
  3. Level
    Level adalah tingkatan agen
  4. Birth Day
    Birth Day adalah tanggal lahir agen
  5. Email
    Email adalah email agen. Data ini penting adalam sistem online karena dapat digunakan untuk meminta link reset password
  6. Phone
    Phone adalah nomor telepon atau handphone agen
  7. Address
    Address adalah alamat rumah atau tempat tinggal agen
  8. Country
    Country adalah negara di mana agen berdomisili
  9. Province/State
    Province/State adalah propinsi atau negara bagian di mana agen berdomisili
  10. City/Area
    City/Area adalah kota atau daerah di mana agen berdomisili
  11. ZIP
    ZIP adalah kode pos di mana agen berdomisili
  12. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Agen

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data agen yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data agen, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar agen. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil agen.

Mengubah Status Agen

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa agen tanpa harus menghapusnya. Agen yang tidak aktif tidak akan menggunakan program.

Manghapus Agen

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa akun agen yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data agen atau apabila data agen benar-benar tidak digunakan lagi.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa akun agen, beri tanda centang pada agen yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan agen.

Hotel

Data hotel merupakan data profil dari sebuah hotel. Data ini bersifat relatif statis. Data ini diisi ketika pengguna mendaftarkan sebuah hotel. Data ini dapat diubah oleh pengguna dengan level super user.

Name

Name adalah nama resmi hotel. Nama hotel harus ditulis dengan lengkap dan jelas.

Currency

Currency adalah mata uang yang digunakan oleh hotel untuk bertransaksi. Mata uang ini bersifat tetap dan tidak dapat diubah oleh pengguna di tingkat mana pun.

Apabila sewaktu-waktu hotel mengubah mata uang yang digunakan, Cluster Hotel memberikan layanan untuk mengubah mata uang tersebut dan mengkonversi nilai dari seleuruh transaksi yang pernah dilakukan ke dalam mata uang baru sesuai dengan nilai kurs yang berlaku pada saat perubahan dilakukan. Nilai tersebut tentu saja akan berbeda dengan nilai yang sebenarnya pada saat transaksi akibat perubahan nilai kurs dari kedua mata uang tersebut (mata uang lama dan mata uang baru).

Apabila perubahan dilakukan akibat kesalahan pemilihan mata uang pada proses instalasi, Cluster Hotel akan membantu proses tersebut. Proses ini tidak mengubah nilai transaksi yang telah dilakukan. Layanan ini tidak dipungut bayaran.

Address

Address adalah alamat hotel fisik hotel. Jika hotel terdiri dari beberapa properti dan berada pada lokasi yang berbeda, maka alamat yang dipilih adalah alamat properti utama di mana tamu akan melakukan reservasi.

Country

Country adalah nama negara di mana hotel tersebut berada sesuai dengan alamat hotel.

State/Province

State/province merupakan nama negara bagian atau propinsi di mana hotel tersebut berada sesuai dengan alamat.

City/Area

City/Area merupakan nama kota atau daerah di mana hotel tersebut berada sesuai dengan alamat.

ZIP

Zip merupakan kode pos untuk alamat surat sesuai dengan kode pos daerah di mana hotel tersebut berada.

Geo Location

Geo location adalah lokasi geografis hotel. Lokasi tersebut adalah posisi lintang atau latitude, posisi bujur atau longitude, dan ketinggian atau altitude. Latitude dan longitude dapat digunakan secara langsung untuk mengetahui lokasi hotel di peta dan juga dapat digunakan untuk menunjukkan jalan ke hotel tersebut dengan menggunakan aplikasi navigasi. Jika pengguna ingin menggunakan data geo location, pilih "Yes" pada "Geo Location" dan "No" jika tidak ingin menggunakan.

Untuk memasukkan data latitude, longitude, dan altitude, Cluster Hotel menyediakan fasilitas deteksi geo location dengan menggunakan HTML5. Pilih tombol "Fetch" untuk mendeteksi lokasi hotel. Fungsi ini hanya bisa berjalan apabila:

  1. browser mendukung geo location
  2. penyedia layanan internet atau ISP mendukung geo location atau
  3. alamat protokol internet atau IP address yang digunakan terdaftar di database geo location

Browser diberi tenggang waktu sekitar 8 detik untuk menemukan lokasi hotel. Apabila selama waktu tersebut browser tidak bisa menemukan lokasi hotel, maka browser akan menampilkan pesan "Time out" atau kehabisan waktu. Apabila browser berhasil menemukan lokasi hotel, Cluster Hotel akan langsung memasukkan data lokasi yaitu latitude, longitude, dan altitude pada form.

Pengguna dapat memasukkan data lokasi secara manual ke dalam form. Data lokasi tersebut bisa didapat dengan menggunakan perangkat Global Positioning System atau GPS atau dapat dilihat pada aplikasi Google Maps atau Nokia Maps. Untuk bilangan ril, pengguna dapat langsung memasukkan lokasi pada form sedangkan untuk satuan degree-minute-second atau derajat-menit-detik, pengguna dapat memasukkannya melalui dialog yang disediakan. Klik "DMS Input" untuk menampilkan dialog masukan tersebut.

Untuk memeriksa apakah lokasi yang dimasukkan benar atau tidak, pengguna dapat memilih tombol "View Location". Cluster Hotel akan membuka Google Maps pada tab baru. Perhatikan lokasi yang ditunjukkan oleh Google Maps.

Time Zone

Time zone atau daerah waktu merupakan data yang sangat penting dan harus diatur dengan benar sebelum memulai transaksi. Zona waktu diatur untuk setiap hotel. Administrator dan agen yang melakukan transaksi untuk hotel tersebut akan menggunakan data tersebut.

Indonesia terbagi menjadi 3 daerah waktu atau time zone yaitu sebagai berikut:

  1. Waktu Indonesia Barat (WIB) yaitu +7 GMT
  2. Waktu Indonesia Tengah (WITA) yaitu +8 GMT
  3. Waktu Indonesia Tengah (WIT) yaitu +9 GMT

Untuk memilih daerah waktu di atas, pilih daerah yang mempunyai waktu yang sama dengan ketiga daerah waktu di atas.

  • Untuk waktu Indonesia Barat, pilih daerah waktu "Asia/Jakarta"
  • Untuk waktu Indonesia Tengah, pilih daerah waktu "Asia/Ujung_Pandang"
  • Untuk Waktu Indonesia Timur, pilih daerah waktu "Asia/Jayapura"

Pada saat pengguna mengubah pilihan daerah waktu, Cluster Hotel akan menampilkan waktu server berdasarkan daerah waktu yang dipilih. Jawaban dari server mungkin sampai beberapa saat kemudian karena browser terlebih dahulu harus mengirimkan pilihan daerah waktu tersebut. Pastikan bahwa waktu pada server sama dengan waktu pada hotel. Jika terdapat perbedaan, silakan hubungi vendor Cluster Hotel.

Email, Phone, Facsimile, Website

Email, telepon, faksimil, dan situs web merupakan kelengkapan dari data hotel. Data-data tersebut sebaiknya dilengkapi untuk memudahkan agen atau tamu menghubungi hotel.

Country

Country atau negara merupakan daftar nama negara yang akan muncul pada beberapa form sebagai data autocomplete pada saat pengguna mengetikkan nama negara. Cluster Hotel juga akan menampilkan gambar bendera dari negara tersebut di sebelah kiri nama negara. Data ini bersifat statis dan tidak dapat diubah oleh pengguna.

Pengguna dapat mengetikkan nama negara pada form meskipun negara tersebut tidak ada dalam daftar negara. Nama negara tersebut akan tersimpan di database sebagaimana nama tersebut dimasukkan.

Currency

Cluster Hotel mendukung multi currency display untuk tarif kamar. Pengunjung, tamu, agen, dan CRO dapat memilih mata uang yang tersedia. Nilai tarif akan dikonversi ke dalam mata uang tersebut sesuai dengan nilai kurs yang ada di dalam database.

Untuk mendapatkan nilai yang akurat, hotel harus memperbarui nilai kurs setiap hari. Apabila program terhubung dengan jaringan internet, Cluster Hotel akan memperbarui nilai kurs setiap 6 jam tergantung dari penyedia layanan kurs.

Cluster Hotel menyediakan layanan kurs secara online yang diperbarui setiap 6 jam tergantung dari sumber data kurs tersebut. Kurs tersebut dapat digunakan oleh tamu dan agen untuk mengkonversi tarif hotel ke dalam mata uang lokal mereka.

Pengguna dapat menggunakan layanan dari Cluster Hotel dengan cara mengubungkan komputer server dengan jaringan internet. Cluster Hotel akan langsung memperbarui kurs pada saat pengguna mengakses modul currency.

Setting

Setting merupakan submenu di bawah menu Preference. Pada modul ini, pengguna dapat mengatur beberapa konfigurasi sebagai berikut:

  1. Minimum Checkin
  2. Maximum Checkout
  3. Booking by Agent
  4. Booking by Client
  5. Booking Expiration Time
  6. Date Time Format
  7. Number Format
  8. Pagination

Minimum checkin adalah waktu checkin paling cepat. Idealnya, tamu baru boleh checkin setelah waktu tersebut. Maximum checkout adalah waktu checkout paling lama. Idealnya, tamu harus sudah checkout sebelum waktu tersebut. Minimum checkin harus lebih besar daripada maximum checkout. Dengan demikian akan tersedia waktu bagi housekeeper untuk mempersiapkan kamar bagi tamu berikutnya. Minimum checkin dan maximum checkout juga ditampilkan pada halaman yang diakses oleh agen dan calon tamu.

Booking by agent adalah pengaturan yang membolehkan atau tidak agen melakukan booking bagi calon tamu. Booking by client adalah pengaturan yang membolehkan atau tidak calon tamu melakukan booking.

Booking expiration time adalah masa berlakunya booking sejak dibuat sebelum dikonfirmasi oleh Central Reservations Office atau CRO. Apabila booking tidak dikonfirmasi oleh CRO hingga berakhirnya masa berlaku, maka sistem akan secara otomatis menonaktifkan booking tersebut.

Date time format adalah format tampilan tanggal dan waktu. Format ini dibagi menjadi beberapa variasi sesuai dengan tempat di mana tanggal dan waktu tersebut ditampilkan.

Number format adalah format tampilan bilangan. Tarif, tagihan, dan jumlah pembayaran adalah bilangan ril desimal sesuai dengan mata uang yang digunakan. Pengguna dapat mengatur format bilangan tersebut dengan menentukan ketelitian, pemisah desimal, dan pemisah ribuan.

Pengguna dapat memilih titik (.) atau koma (,) sebagai pemisah desimal dan dapat memilih titik (.), koma (,), atau mengosongkan pemisah ribuan. Pemisah desimal tidak boleh sama dengan pemisah ribuan. Jika sama, Cluster Hotel akan memaksa pengguna menggunakan titik (.) sebagai pemisah desimal dan akan mengosongkan pemisah ribuan. Pengaturan standard menggunakan titik (.) sebagai pemisah desimal dan tidak menggunakan pemisah ribuan.

Indonesia menggunakan koma (,) sebagai pemisah desimal dan titik (.) sebagai pemisah ribuan. Jika data ingin diolah kembali menggunakan aplikasi spreadsheet, disarankan untuk menyamakan format bilangan antara Cluster Hotel dengan aplikasi spreadsheet atau pengaturan di control panel pada sistem operasi di mana aplikasi spreadsheet tersebut dijalankan.

Pagination adalah pembagian record per halaman setelah diurutkan menurut field tertentu. Cluster Hotel membagi record tersebut sesuai dengan keinginan pengguna. Untuk record yang bersifat umum, pengguna dapat menampilkan record antara 10 hingga 1000. Jika pengguna memasukkan angka lebih dari 1000, maka Cluster Hotel akan mengganti nilai tersebut menjadi 100. Untuk daftar kamar yang dilengkapi dengan gambar, pengguna dapat menampilkan record antara 5 hingga 50.

Tax inclusion adalah pilihan bahwa tagihan hotel sudah termasuk pajak atau belum. Pilihan include berarti tagihan sudah termasuk pajak sedangkan exclude berarti tagihan belum termasuk pajak. Jika pengguna memilih exclude, billing akan menambahkan pajak sebagai tagihan yang harus dibayar.

Tax percentage adalah persentase pajak dari jumlah tagihan. Tax percentage sebaiknya diisi meskipun pengguna memilih include pada tax inclusion.

Apabila masing-masing jasa dikenakan pajak dengan persentase yang berbeda-beda, pengguna dapat memilih include pada tax inclusion untuk memudahkan pengisian. Selanjutnya, pajak dapat dihitung kembali dari masing-masing tagihan.

BAB 7. Booking

Tamu dapat melakukan booking. Booking online dapat dilakukan sendiri oleh tamu atau agen sedangkan booking offline dilakukan oleh Central Reservations Office atau CRO. Tamu dan agen dapat mengubah data booking selama booking tersebut belum dikonfirmasi oleh CRO.

Data pada proses booking antara lain adalah sebagai berikut:

  1. Guest Data
    Tamu atau agen harus mengisi data tamu pada saat melakukan booking. Data tersebut selanjutnya dapat digunakan untuk reservasi
  2. Booking Data
  3. Tamu atau agen harus mengisi kapan checkin akan dilakukan. Waktu tersebut merupakan waktu lokal dari hotel. Tamu atau agen harus mengetahui perbedaan waktu antara waktu lokal mereka dengan waktu lokal hotel
  4. Room Data

Tamu atau agen harus memilih kamar yang akan dihuni. Selain memilih kamar, tamu atau agen harus mengisi kapan kamar tersebut akan mulai dihuni. Waktu tersebut bisa berbeda untuk masing-masing kamar yang dipilih.

Booking oleh CRO

Central Reservations Office atau CRO dapat melakukan booking untuk tamu. Halaman booking CRO berbeda dengan halaman booking tamu dan agen.

Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk melakukan booking dari CRO.

  1. Buka direktory "admin" dari direktori program
  2. Pilih menu Transaction kemudian pilih submenu New Booking pada bagian kiri halaman
  3. Isi form yang disediakan
  4. Pilih tombol Save

Cluster Hotel akan mengarahkan browser ke halaman Confirm Booking.

Booking oleh Agen

Agen adalah agen yang telah terdaftar di sistem. Agen dapat melakukan booking untuk tamu secara online.

Berikut ini merupakan langkah-langkah untuk melakukan booking dari agen.

  1. Buka direktory "booking" dari direktori program
  2. Pilih menu Room Status kemudian pilih kamar dan tanggal dengan cara mengkliknya menggunakan mouse. Untuk memilih beberapa hari secara berkelanjutan, tahan tombol klik lalu blok beberapa hari dengan menggunakan mouse
  3. Pilih tombol Process. Cluster Hotel akan menampilkan sebuah overlay dialog yang akan menampilkan form berisi kamar, waktu kedatangan dan waktu keberangkatan, jumlah orang yang menginap, serta extra bed jika melebihi kapasitas normal kamar. Cluster Hotel juga akan menampilkan biaya perkamar
  4. Klik tombol Submit. Cluster Hotel akan mengarahkan browser ke halaman booking dan akan memeriksa akun yang sedang masuk.
  5. Jika Cluster Hotel meminta agen untuk masuk, isi form login yang disediakan lalu masuk sebagai agen
  6. Lanjutkan dengan mengisi form data klien dan data booking
  7. Pilih tombol Save. Cluster Hotel akan mengarahkan browser ke halaman daftar booking yang pernah dibuat

Selain dengan cara di atas, booking juga dapat dilakukan dengan memilih menu Booking.

  1. Masukkan waktu kedatangan dan keberangkatan
  2. Pilih tombol Check Room untuk melihat kamar yang tersedia untuk waktu kedatangan yang dimasukkan. Cluster Hotel akan menampilkan kamar dan informasi ketersediaan kamar untuk waktu kedatangan
  3. Pilih satu atau beberapa kamar kemudian isi berapa orang yang akan menghuni kamar tersebut
  4. Pilih tombol Continue. Cluster Hotel akan mengarahkan browser ke halaman booking dan akan memeriksa akun yang sedang masuk.
  5. Jika Cluster Hotel meminta agen untuk masuk, isi form login yang disediakan lalu masuk sebagai agen
  6. Lanjutkan dengan mengisi form data klien dan data booking
  7. Pilih tombol Save. Cluster Hotel akan mengarahkan browser ke halaman daftar booking yang pernah dibuat

Booking oleh Tamu

Tamu dapat melakukan booking sendiri secara online.

BAB 8. Transaksi Hotel

Transaksi hotel dimulai dengan reservasi yaitu mendaftarkan tamu dan checkin.

Add Reservation

Pada saat reservasi, pengguna membuat 3 macam record sekaligus yaitu

  1. Membuat record di tabel tamu
  2. Membuat record di tabel kunjungan
  3. Membuat record di tabel transaksi kamar

Proses pada item nomor 1 bisa dilewati apabila tamu telah terdaftar baik dari transaksi sebelumnya maupun booking. Pengguna cukup memasukkan nomor identitas tamu atau nomor booking. Cluster Hotel akan menampilkan data tamu yang telah tersimpan sebelumnya.

Proses pada item nomor 2 akan dijadikan referensi pada billing dan transaksi-transaksi lainnya meskipun transaksi dikaitkan dengan kamar yang ditempati.

Proses pada item nomor 3 bisa membuat lebih dari 1 record tergantung kamar yang dihuni. Status kamar akan dikaitkan dengan transaksi terakhir kamar. Kamar yang berstatus sedang dihuni tetap ditampilkan pada transaksi sebelumnya dengan menyertakan waktu checkin dan perkiraan waktu checkout.

Guest Data

Guest data atau data tamu adalah data yang menyangkut diri pribadi tamu.

Visit Data

Visit data adalah data yang berhubungan dengan kunjungan.

Room Data

Room data adalah data yang berhubungan dengan transaksi kamar. Tamu dapat mengambil beberapa kamar dalam satu kali kunjungan. Masing-masing kamar akan berbeda untuk:

  1. Waktu checkin
  2. Waktu checkout
  3. Jumlah orang yang menempati kamar
  4. Jumlah extra bed (jika ada)

Data-data tersebut akan berhubungan dengan billing sesuai dengan besarnya tarif dan masa berlaku tarif masing-masing kamar.

Update Reservation

Pengguna dapat mengubah data reservasi dan tamu yang telah dibuat sebelumnya. Perubahan ini tentu saja dilakukan apabila diperlukan. Selain mengubah data reservasi dan tamu, pengguna juga dapat mengubah data pengambilan kamar, membatalkan pengambilan kamar, atau menambah kamar baru untuk reservasi yang sama.

Pada tabel reservasi, pengguna dapat menampilkan menu dengan cara klik kanan pada baris. Cluster Hotel akan menampilkan menu konteks (context menu) yang dapat dipilih.

Context menu tidak tampil di browser Opera. Pengguna dapat mengklik reservasi tersebut untuk menampilkan informasi detil. Cluster Hotel akan menampilkan beberapa tombol yang fungsinya sama dengan fungsi pada context menu.

Mengubah Data Tamu

Pengguna dapat memperbarui data tamu yang telah dimasukkan sebelumnya.

Mengubah Data Kunjungan

Pengguna dapat mengubah data kunjungan yang telah dibuat sebelumnya. Data yang dapat diubah adalah sebagai berikut:

  1. Waktu checkin
  2. Perkiraan waktu checkout
  3. Tujuan kunjungan
  4. Nama kelompok atau rombongan tamu (jika ada)

Apabila data reservasi tersebut dibuat dengan meneruskan booking yang dibuat oleh agen, maka agen yang bersangkutan tidak dapat diubah.

Mengubah Data Kamar

Kamar yang telah diambil pada kunjungan tersebut dapat diubah. Perubahan tersebut dapat meliputi:

  1. Nomor kamar yang diambil
  2. Waktu checkin kamar
  3. Perkiraan waktu checkout kamar
  4. Jumlah orang yang akan menempati kamar
  5. Jumlah tempat tidur tambahan atau extra bed, jika ada

Perubahan tarif kamar baik perubahan yang disebabkan oleh tarif dinamis, tarif negosiasi, maupun perubahan pada tarif yang disimpan pada tabel kamar secara otomatis akan berlaku pada kamar tersebut sesuai dengan waktunya.

Checkout Kamar Tertentu

Pengunjung yang mengambil lebih dari satu kamar mungkin akan checkout dari sebuah kamar namun tidak untuk semua. Pengguna dapat mengakhiri masa huni pengunjung tersebut dari sebuah atau beberapa kamar. Caranya cukup mudah yaitu dengan memasukkan waktu checkout dari sebuah kamar.

Pilih ikon pensil pada kamar yang dipilih. Cluster Hotel akan menampilkan form dengan isian sebagai berikut:

  1. Number (read only)
  2. Pax
  3. Extra Bed
  4. Checkin
  5. Checkout Est
  6. Checkout

Checkout Est adalah perkiraan waktu akan keluar dari kamar tersebut. Perkiraan ini akan membantu pengguna pada transaksi berikutnya karena Cluster Hotel dapat memperkirakan kapan kamar tersebut tersedia untuk tamu lain.

Checkout adalah waktu tamu keluar dari kamar tersebut. Pengguna dapat memasukkannya sebelum waktu tersebut. Waktu ini akan digunakan oleh Cluster Hotel pada perhitungan billing atau tagihan dan dapat digunakan untuk menginformasikan kepada pengguna, agen, maupun tamu tentang ketersediaan kamar.

Waktu checkout sebaiknya hanya diisi jika tamu dapat memastikan kapan dia akan meninggalkan kamar tersebut sebab kamar tersebut mungkin akan dihuni oleh tamu berikutnya.

Pengguna dapat menghapus waktu checkout kamar tertentu apabila tamu memutuskan untuk membatalkan chekout tersebut atau apabila terjadi kesalahan pada saat proses pemasukkan data. Pengguna sebaiknya memeriksa status kamar untuk tanggal berikutnya. Jika kamar tersebut dihuni oleh tamu lain, maka kemungkinan akan terjadi tumpang tindih data.

Menambah Kamar

Pengguna dapat menambahkan kamar baru. Untuk menambah kamar, pilih tombol Add Room. Cluster Hotel akan menampilkan daftar kamar yang dapat diambil. Kamar yang sedang diambil tidak akan ditampilkan meski kamar tersebut tersedia. Kamar yang pernah diambil namun telah checkout dari kamar tersebut dapat diambil kembali.

Pilih kamar yang akan dimaksud lalu masukkan waktu masuk (checkin) ke kamar tersebut serta jumlah orang yang akan menghuninya. Jika jumlah tersebut melebihi kapasitas kamar, KamsHOTEl akan menambahkan extra bed. Extra bed dapat diubah secara manual.

Rates Negotiation

Tamu dapat melakukan negosiasi tarif kamar. Administrator dapat memberikan tarif khusus untuk tamu tertentu untuk sebuah kunjungan tanpa harus mengubah tarif untuk kamar tersebut baik tarif standard maupun tarif dinamis. Tarif khusus ini juga berlaku untuk kamar dengan extra bed.

Melihat Tarif Negosiasi

Cluster Hotel memungkinkan pengguna melihat tarif negosiasi yang telah dibuat sebelumnya. Untuk melihat tarif negosiasi kamar, pilih menu Rates Negotiation dari tab Transaction. Pilih transaksi yang akan memberlakukan tarif tersebut. Cluster Hotel akan menampilkan kamar yang diambil pada transaksi tersebut.

Menambah Tarif Negosiasi

Cluster Hotel memungkinkan pengguna memberlakukan lebih dari satu tarif negosiasi untuk kunjungan yang sama dan kamar yang sama. Apabila time limit diatur pada unlimited, maka tarif akan tetap berlaku untuk transaksi tersebut tanpa dibatasi oleh waktu. Apabila time limit diatur pada limited, maka tarif tersebut hanya akan berlaku pada waktu yang ditentukan. Cluster Hotel akan secara otomatis memberlakukan tarif dinamis (jika ada) atau tarif dasar di luar dari waktu yang telah ditentukan dalam negosiasi tarif. Pengaturan standard adalah unlimited.

Untuk mengatur tarif negosiasi kamar, pilih menu Rates Negotiation dari tab Transaction. Pilih kunjungan yang akan memberlakukan tarif tersebut. Cluster Hotel akan menampilkan kamar yang diambil pada kunjungan tersebut. Pilih kamar kemudian pilih create new. Cluster Hotel secara otomatis akan menngisi nomor kamar jika pengguna telah memilih nomor kamar. Jika belum, isikan nomor kamar yang akan memberlakukan tarif tersebut.

Tentukan tarif kamar dan masa berlaku dengan mengisi:

  1. Room
  2. Single
  3. Double
  4. Family
  5. Extra Bed 1
  6. Extra Bed 2
  7. Extra Bed 3
  8. Time Limit
  9. From
  10. To
  11. Active

Extra bed harus tetap diisi berapapun kapasitas kamar. Untuk Extra bed lebih dari 3, tarif dapat ditentukan dengan kebijakan pengelola hotel karena Cluster Hotel tidak mengakomodirnya.

Apabila pengguna memilih limited untuk time limit namun tidak menentukan masa berlaku tarif, maka tarif tersebut tidak akan digunakan oleh sistem dan sistem akan membaca tarif dinamis jika ada atau tarif dasar.

Mengubah Tarif Negosiasi

Pengguna dapat mengubah tarif negosiasi. Perubahan ini dapat dilakukan kapan saja meskipun tanggalnya telah terlampaui. Pada saat pengguna mencetak billing atau tagihan, tarif tersebut secara otomatis diberlakukan untuk kunjungan, kamar, dan tanggal yang telah ditentukan.

Mengubah Status Tarif Negosiasi

Pengguna dapat mengubah status tarif negosiasi tanpa harus menghapusnya. Status Inactive tidak akan digunakan oleh sistem.

Menghapus Tarif Negosiasi

Pengguna dapat menghapus tarif negosiasi. Setelah tarif dihapus, Cluster Hotel akan secara otomatis menggunakan tarif dinamis (jika ada) atau tarif dasar. Tarif negosiasi yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi. Pengguna tetap dapat membuat tarif negosiasi yang baru untuk kunjungan yang sama dan kamar yang yang sama.

Deposit

Deposit atau tabungan adalah tabungan tamu yang menginap di hotel tersebut. Biasanya hotel mewajibkan tamu memiliki deposit minimum sebelum menempati kamar. Batas dari deposit miniimum tersebut ditentukan oleh hotel.

Deposit akan dicatat sebagai kredit pada akun tamu sedangkan tagihan akan dicatat sebagai debet pada akun tamu. Total nilai tersebut selanjutnya akan dibandingkan dengan jumlah total tagihan pada saat tamu checkout. Apabila total deposit lebih besar daripada total tagihan, maka pihak hotel harus mengembalikan seleisih jumlah tersebut. Apabila total deposit lebih kecil daripada total tagihan, maka tamu akan membayar seleisih jumlah tersebut.

Melihat Data Detil Deposit

Pengguna dapat melihat data deposit yang telah dimasukkan.

Menambah Deposit

Cluster Hotel tidak membatasi berapa kali setoran deposit dilakukan. Pengguna dapat setiap saat menambah deposit tamu. Cluster Hotel juga menampilkan jumlah tagihan berjalan dan total deposit yang yang telah dimasukkan.

Mengubah Nilai Deposit

Pengguna dapat mengubah deposit yang telah dimasukkan. Perubahan ini biasanya terkait dengan kesalahan pada saat memasukkan data. Data yang dapat diubah antara lain adalah sebagai berikut:

  1. nomor kamar
  2. nominal
  3. keterangan

Setelah data-data deposit diubah, simpan dengan memilih tombol Save.

Mengubah Status Deposit

Pengguna dapat mengubah status deposit tanpa harus menghapusnya. Deposit dengan status inactive tidak akan dihitung oleh sistem.

Menghapus Deposit

Pengguna dapat menghapus deposit yang telah dimasukkan sebelumnya. Penghapusan ini biasanya terkait dengan kesalahan pada saat memasukkan data atau untuk pembatalan. Deposit yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi.

Mencetak Deposit

Data deposit dapat dicetak dengan mesin pencetak atau printer. Hasil cetakan hanya berlaku jika dibubuhi tanda tangan pegawai hotel dan stempel hotel. Selain jumlah setoran, Cluster Hotel juga mencetak kapan masing-masing setoran dilakukan serta nomor reservasi.

Untuk mencetak deposito, pilih menu Billing kemudian pilih Deposit. Pilih kunjungan yang akan dicetak kemudian pilih tombol Print. Cluster Hotel akan membuka sebuah jendela atau tab baru yang berisi halaman yang akan dicetak. Browser secara otomatis akan menampilkan dialog "Print". Pilih mesin pencetak yang akan digunakan kemudian pilih tombol OK.

Billing

Billing merupakan informasi yang menyangkut tagihan hotel. Cluster Hotel membagi billing menjadi 2 macam yaitu:

  1. Room-Based Billing
  2. General Billing

Room-Based Billing adalah billing yang didasarkan atas kamar. Billing ini diterapkan bagi tamu yang mengambil kamar dan semua tagihan disatukan per kamar. Billing ini cocok untuk transaksi di mana seorang tamu mengambil beberapa kamar dalam satu kali kunjungan dan ingin memisahkan tagihan per kamar.

General Billing adalah billing yang tidak didasarkan atas kamar. Billing ini berlaku bagi tamu yang tidak mengambil kamar. Misalnya tamu hanya menyewa convention hall atau hanya sekedar berenang di kolam renang milik hotel. Selain itu, billing ini juga bisa diterapkan bagi tamu yang tidak ingin menyatukan tagihan lain dengan tagihan kamar.

Perlu dicatat bahwa Cluster Hotel memungkinkan pengguna menerapkan tarif dinamis dan negosiasi tarif. Dengan demikian, besarnya tagihan kamar tidak mutlak hasil perkalian antara lama huni dengan tarif kamar per malam. Tagihan kamar merupakan akumulasi dari banyaknya hari kamar dihuni dengan tarif pada tanggal tersebut.

Billing tambahan sangat tergantung dari billing type atau jenis tagihan yang dibuat oleh pengguna di data master. Jenis-jenis tagihan tersebut dapat dipilih pada saat administrator memasukkan tagihan.

Billing tambahan dari hotel bisa berupa:

  1. Restaurant
  2. Loundry
  3. Convention Hall
  4. Spa
  5. dan fasilitas lain

Administrator dapat memasukkan billing per kamar. Sistem akan memeriksa status kamar pada saat item billing dimasukkan. Sistem akan menambahkan record billing ke sistem sesuai dengan kunjungan tamu dan akan menambahkannya sebagai item yang harus dibayar.

Melihat Data Detil Billing

Pengguna dapat melihat data detil dari billing yang telah dimasukkan. Data tersebut meliputi service, nominal, dan waktu dimasukkan. Khusus untuk billing kamar, jumlah secara otomatis bertambah tanpa harus dimasukkan oleh pengguna seiring dengan waktu.

Menambah Billing

Pengguna dapat menambah billing. Penambahan ini dapat dilakukan kapan saja oleh pengguna baik sebelum tamu checkout maupun setelah tamu chekout.

Untuk menambah billing, pilih tamu yang akan dikenai billing tersebut. Masukkan service dan nominalnya. Jika billing akan dikelompokkan ke kamar tertentu, pilih nomor kamar. Program akan menampilkan kamar yang diambil oleh tamu pada saat reservasi.

Pengguna dapat mengkonversi nilai billing ke mata uang lain yang tersedia.

Mengubah Data Billing

Pengguna dapat mengubah data billing yang telah dimasukkan. Perubahan ini biasanya terkait dengan kesalahan pada saat memasukkan data billing. Data yang dapat diubah adalah sebagai berikut:

  1. nomor kamar
  2. service
  3. nominal billing

Setelah data-data tersebut diubah, pilih tombol Save untuk menyimpannya.

Mengubah Status Billing

Pengguna dapat mengubah status billing tanpa harus menghapusnya. Billing dengan status inactive tidak akan dihitung oleh sistem.

Pengguna dapat mengkonversi nilai billing ke mata uang lain yang tersedia.

Menghapus Billing

Pengguna dapat menghapus billing yang telah dimasukkan. Penghapusan ini biasanya terkait dengan kesalahan saat memasukkan data billing atau untuk pembatalan. Billing yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi.

Mencetak Billing

Cluster Hotel menyediakan modul untuk mencetak billing. Billing dapat dicetak dengan format Portable Data Format (PDF) maupun Hypertext Markup Language (HTML). Beberapa pilihan tampilan cetakan billing adalah sebagai berikut:

  1. Overall Billing
  2. Detail per Room Billing
  3. Detail per Day Billing
  4. Detail per Item Billing

Overal Billing merupakan tampilan billing yang sangat sederhana dan ringkas. Pada Room-Based Billing, billing dijumlahkan dan dikelompokkan per kamar. Dengan demikian, tamu dapat mengetahui jumlah total billing per kamar.

Detail per Room Billing merupakan billing yang menampilkan semua item billing dan dikelompokkan per kamar. Akan tetapi, detil dari masing-masing item tidak ditampilkan. Sebagai contoh, seorang tamu menginap selama 3 hari dan mempunyai tagihan makan malam sebanyak 3 kali pula. Tagihan restaurant akan dijumlahkan dan hanya totalnya saja yang ditampilkan, sedangkan berapa jumlah tagihan setiap kali makan tidak ditampilkan. Demikian pula dengan loundry dan sebagainya.

Detail per day Billing merupakan billing yang menampilkan jumlah tagihan per hari per kamar. Data didasarkan atas tanggal. Semua tagihan yang sejenis pada tanggal yang sama. KamsHOTEl selanjutnya akan menampilkan totalnya.

Detail per Item Billing merupakan billing yang menyajikan informasi paling lengkap. Cluster Hotel akan mencetak semua item yang dimasukkan ke dalam billing. Tagihan kamar juga akan dipisahkan per kamar per hari. Detail per Item Billing akan menghabiskan kertas lebih banyak.

Checkout

Checkuot adalah sebuah proses untuk mengakhiri transaksi hotel. Tamu yang telah checkout tidak akan dikenakan lagi billing kamar. Status semua kamar yang dihuni akan berubah menjadi tersedia untuk tamu lain.

Meskipun billing kamar akan terhenti setelah checkout, namun pengguna tetap dapat memasukkan billing lain seperti restaurant, loundry, dan sebagainya yang belum dimsukkan pada saat checkout dilakukan.

Pada saat checkout dilakukan, semua kamar yang diambil secara otomatis akan berstatus checked out. Apabila tamu ingin tetap menghuni sebagian kamar yang diambilnya, maka Cluster Hotel memberikan dua pilihan yaitu:

  1. pengguna melakukan checkout sebagian kamar namun tidak melakukan checkout terhadap kunjungan
  2. pengguna melakukan checkout secara keseluruhan dan melakukan checkin kembali untuk tamu tersebut pada kamar yang masih ingin ditempati

BAB 9. Housekeeping

Cluster Hotel menyediakan fitur housekeeping. Housekeeping adalah sebuah divisi yang bertanggung jawab melayani tamu yang berhubungan langsung dengan kamar. Salah satu tugas pokok housekeeping adalah memastikan kebersihan dan kesiapan kamar yang akan dihuni oleh tamu. Petugas yang bertugas membersihkan dan mempersiapkan kamar disebut dengan housekeeper.

Modul yang tersedia pada divisi housekeeping adalah sebagai berikut:

  • Room Status
    • Clean Room
    • Dirty Room
  • Task and Schedulling
    • By Housekeeper
    • By Room
    • Schedule Replacement
  • Housekeeper
    • Housekeeper Data
    • Housekeeper Presence

Untuk dapat menggunakan semua modul pada divisi housekeeping, pengguna harus memasukkan data housekeeper terlebih dahulu. Setelah semua data housekeeper dimasukkan, pengguna dapat mengatur jadwal tugas dari masing-masing housekeeper.

Housekeeper

Housekeeper adalah istilah untuk petugas hotel yang menangani kamar, memeriksa kondisi kamar dan membantu tamu pada saat dibutuhkan. Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk memasukkan beberapa housekeeper yang bertugas untuk beberapa kamar secara bergiliran. Untuk menentukan jadwal kerja dari masing-masing rrom boy, pilih menu Room Status pada menu bar. Data-data kelas adalah sebagai berikut:

Field Jenis Kosong Default Komentar
name varchar(50) Tidak     
gender varchar(1) Tidak  M=Man; W=Woman
birthday date Tidak     
address varchar(255) Tidak     
phone varchar(20) Tidak     
email varchar(60) Tidak     
password varchar(40) Tidak     
active tinyint(1) Tidak  1=Active; 0=Inactive

Melihat Data Detil Housekeeper

Pengguna dapat melihat data detil dari housekeeper dengan cara memilih nama housekeeper yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari housekeeper yang dipilih.

Menambah Housekeeper Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah housekeeper untuk semua versi. Pada saat hotel belum mempunyai housekeeper, pilih link create new. Pada saat hotel telah memiliki housekeeper, pilih tombol Add New di bawah daftar housekeeper. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil seorang housekeeper. Data housekeeper merupakan data yang bersifat pilihan dan tidak wajib.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data housekeeper yang akan dimasukkan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. Name
    Nama housekeeper
  2. Gender
    Jenis kelamin housekeeper
  3. Birth Day
    Tanggal lahir housekeeper. Tanggal lahir ini akan digunakan oleh program untuk perhitungan umur
  4. Address
    Alamat housekeeper
  5. Phone
    Nomor telepon atau handphone housekeeper
  6. Email
    Alamat email housekeeper
  7. Password
    Passord adalah password akun housekeeper
  8. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Data Housekeeper

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data housekeeper yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data housekeeper, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar housekeeper. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil housekeeper.

Mengubah Status Housekeeper

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa housekeeper tanpa harus menghapusnya. Housekeeper yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada form status kamar dan jadwal housekeeper.

Untuk mengubah status housekeeper, beri tanda centang pada housekeeper yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status housekeeper yang dipilih.

Menghapus Housekeeper

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa housekeeper yang telah dimasukkan. Penghapusan ini hanya diperbolehkan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data housekeeper atau apabila data housekeeper benar-benar tidak digunakan lagi. Cluster Hotel sangat menyarankan pengguna untuk tidak menghapus housekeeper kecuali pada kondisi di atas karena akan berakibat kepada data-data lain seperti data status kamar dan dan data jadwal housekeeper.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa housekeeper, beri tanda centang pada housekeeper yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan housekeeper.

Task and Schedulling

Pengguna dapat mengatur jadwal tugas masing-masing housekeeper. Masing-masing housekeeper akan mendapat tugas mingguan. Seorang housekeeper dapat menerima tugas lebih dari satu kali dalam seminggu. Dalam satu kali tugas, seorang housekeeper dapat menangani lebih dari satu kamar. Jadwal ini akan berlaku selamanya kecuali ada perubahan jadwal yang dilakukan oleh pengguna. Perubahan jadwal terdiri dari 2 macam yaitu perubahan permanen dan perubahan sementara.

Untuk melihat jadwal tugas dari housekeeper, pengguna dapat menggunakan 2 modul yaitu modul Housekeeping Schedule by Housekeeper dan modul Housekeeping Schedule by Room. Modul Housekeeping Schedule by Housekeeper akan menampilkan jadwal tugas masing-masing housekeeper. Modul Housekeeping Schedule by Room akan menampilkan jadwal tugas masing-masing housekeeper per kamar. Untuk mengatur jadwal tugas dari housekeeper, pengguna dapat menggunakan modul Housekeeping Schedule by Housekeeper.

Menampilkan Jadwal Tugas

Untuk menampilkan jadwal tugas housekeeper, pilih submenu By Housekeeper. Cluster Hotel akan menampilkan daftar nama housekeeper beserta dengan jumlah jadwal per minggu. Apabila pengguna belum memasukkan daftar housekeeper, Cluster Hotel akan menampilkan pesan "No record found".

Pada saat pengguna memilih sebuah nama dari housekeeper, Cluster Hotel akan menampilkan jadwal dari housekeeper tersebut. Pengguna dapat menambah data, mengubah data, mengubah status, atau menghapus jadwal tersebut.

Menambah Jadwal Tugas

Pengguna dapat menambah jadwal tugas dari housekeeper baik sebelum maupun setelah memilih housekeeper tertentu. Apabila pengguna telah memilih seorang housekeeper, Cluster Hotel secara otomatis akan memilih housekeeper tersebut pada drop down menu. Apabila pengguna belum memilih housekeeper, pengguna harus memilih housekeeper pada form jadwal housekeeper.

Untuk menambah jadwal tugas dari housekeeper, pengguna dapat memilih tombol Add New. Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form dengan isian sebagai berikut:

  1. Housekeeper
    Housekeeper yang akan diberi tugas untuk kamar, hari, dan tanggal yang akan ditentukan pada jadwal tersebut
  2. Day
    Hari tugas dari housekeeper untuk jadwal tersebut
  3. From
    Waktu mulai tugas dari housekeeper untuk jadwal tersebut
  4. To
    Waktu berakhirnya tugas dari housekeeper untuk jadwal tersebut
  5. Room
    Daftar kamar yang menjadi tanggung jawab dari housekeeper untuk jadwal tersebut
  6. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Untuk menambah kamar, tulis nama atau nomor kamar pada isian Add Room kemudian pilih kamar yang ditampilkan pada daftar autocomplete. Cluster Hotel akan menambahkan kamar secara otomatis ke dalam form.

Jika housekeeper bertugas malam, misalnya mulai pukul 21:00:00 hingga pukul 06:00:00, maka pengguna harus membuat 2 buah jadwal untuk housekeeper tersebut dengan rentang waktu antara pukul 21:00:00 hingga pukul 23:59:59 untuk hari pertama dan pukul 00:00:00 hingga pukul 06:00:00 untuk hari kedua.

Mengubah Jadwal Tugas

Mengubah jadwal tugas akan mengganti jadwal tugas housekeeper yang berlaku seterusnya terhitung sejak perubahan dilakukan. Perubahan ini dilakukan dengan cara mengubah hari, jam, atau kamar yang ditangani oleh seorang housekeeper.

Untuk mengubah data jadwal tugas, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar jadwal tugas housekeeper. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil jadwal tugas housekeeper.

Pada form perubahan jadwal tugas, pengguna dapat menghapus sebuah kamar, menambah kamar, dan mengubah hari serta jam pada jadwal tersebut kemudian menyimpannya dengan menggunakan tombol Save.

Mengubah Status Jadwal Tugas

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa jadwal tugas housekeeper tanpa harus menghapusnya. Jadwal tugas housekeeper yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada status kamar.

Untuk mengubah status jadwal tugas housekeeper, beri tanda centang pada jadwal tugas housekeeper yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status jadwal tugas housekeeper yang dipilih.

Menghapus Jadwal Tugas

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menghapus sebuah atau beberapa jadwal tugas housekeeper yang telah dimasukkan. Penghapusan ini dapat dilakukan jika terjadi kesalahan dalam proses pemasukkan data jadwal tugas housekeeper, housekeeper tidak bekerja lagi, atau apabila data housekeeper benar-benar tidak digunakan lagi.

Untuk menghapus sebuah atau beberapa jadwal tugas housekeeper, beri tanda centang pada jadwal tugas housekeeper yang dipilih kemudian pilih tombol Delete. Cluster Hotel akan meminta konfirmasi penghapusan jadwal tugas housekeeper.

Mengganti Jadwal Tugas Sementara

Mengganti jadwal tugas sementara adalah mengubah jadwal tugas housekeeper yang bersifat sementara. Perubahan ini dilakukan untuk menggantikan housekeeper yang berhalangan atau cuti selama waktu tertentu. Perubahan sementara dilakukan dengan cara membuat jadwal tugas seorang housekeeper untuk kamar tertentu pada tanggal dan jam tertentu.

Pengguna tidak perlu menghapus, mengubah, atau menonaktifkan jadwal reguler karena Cluster Hotel secara otomatis akan menggunakan jadwal tugas sementara pada rentang waktu yang ditentukan. Di luar waktu tersebut, Cluster Hotel akan menggunakan jadwal tugas reguler yang ada tanpa memerlukan perubahan atau penghapusan jadwal sementara tersebut.

Untuk membuat jadwal tugas sementara housekeeper, pengguna dapat memilih submenu Schedule Replacement. Cluster Hotel akan menampilkan jadwal sementara yang telah dibuat sebelumnya. Pilih tombol Add New untuk membuat jadwal baru. Cluster Hotel akan menampilkan form dengan isian sebagai berikut:

  1. Housekeeper
    Housekeeper yang akan menerima tugas sementara pada jadwal tersebut
  2. From
    Tanggal dan jam mulai tugas untuk jadwal tersebut
  3. To
    Tanggal dan jam berakhirnya tugas untuk jadwal tersebut
  4. Room
    Nomor kamar yang akan ditangani oleh housekeeper untuk jadwal tersebut
  5. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Form jadwal tugas sementara berbeda dengan form jadwal tugas reguler. Pada jadwal tugas reguler, jadwal akan berlaku pada hari yang sama untuk setiap minggu tanpa memperhitungkan tanggal. Pada jadwal tugas sementara, jadwal hanya berlaku antara tanggal dan jam tertentu dan hanya berlaku untuk satu kamar untuk setiap jadwal.

Setelah jadwal tugas sementara dibuat, pengguna dapat mengubah atau menghapus jadwal tugas sementara tersebut apabila diperlukan. Pengguna juga dapat mengubah status jadwal tugas sementara sebagaimana mengubah jadwal tugas reguler.

Room Status

Cluster Hotel menyediakan modul untuk menampilkan status kamar yang berhubungan dengan divisi housekeeping.

Clean Room

Clean room adalah halaman yang menampilkan daftar kamar yang bersih. Pada saat tamu meninggalkan kamar, sistem secara otomatis akan menandai bahwa kamar tersebut dalam keadaan kotor. Pengguna dapat mengubah status kamar menjadi "Dirty" atau "Kotor" dengan cara memilih kamar tertentu lalu memilih tombol "Dirty". Pengguna juga dapat mengubah status kamar menjadi "Ready" atau "Not Ready".

Pengguna dapat mengirimkan pesan kepada housekeeper yang bertanggung jawab pada sebuah kamar. Pesan dapat dikirimkan dengan 2 cara yaitu dengan SMS dan email. Pesan melalui SMS hanya mungkin dilakukan apabila Cluster Hotel dilengkapi dengan modul SMS gateway. Pesan memalui email dapat dikirimkan oleh semua server online yang mendukung fitur pengiriman email dengan menggunakan PHP.

Dirty Room

Dirty room adalah halaman yang menampilkan daftar kamar yang kotor. Pada saat tamu meninggalkan kamar, sistem secara otomatis akan menandai bahwa kamar tersebut dalam keadaan kotor. Pengguna dapat mengubah status kamar menjadi "Clean" atau "Bersih" dengan cara memilih kamar tertentu lalu memilih tombol "Clean". Pengguna juga dapat mengubah status kamar menjadi "Ready" atau "Not Ready".

Pengguna dapat mengirimkan pesan kepada housekeeper yang bertanggung jawab pada sebuah kamar. Pesan dapat dikirimkan dengan 2 cara yaitu dengan SMS dan email. Pesan melalui SMS hanya mungkin dilakukan apabila Cluster Hotel dilengkapi dengan modul SMS gateway. Pesan memalui email dapat dikirimkan oleh semua server online yang mendukung fitur pengiriman email dengan menggunakan PHP.

BAB 10. Laundry

Laundry adalah bagian dari housekeeping yang bertujuan melayani tamu dalam pencucian pakaian dan perlengkapan lainnya yang mungkin untuk dikerjakan laundry. Selain melayani kebutuhan tamu hotel, laundry juga bisa melayani kebutuhan pelanggan selain dari tamu hotel.

Cluster Hotel mengintegrasikan sistem manajemen laundry dengan sistem manajemen hotel. Tamu hotel dapat menggunakan jasa laundry sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh pihak manajemen hotel. Besarnya biaya yang dibebankan kepada pengguna jasa laundry tergantung dari jenis pakaian yang dicuci.

Petugas laundry harus memasukkan perubahan status pada setiap order. Tamu dapat mengetahui status dari order pakaian yang dicuci pada laundry berikut waktu mulai dan selesai masing-masing proses dengan masuk ke sistem hotel menggunakan akunnya maupun dengan bertanya kepada petugas laundry.

Data Master Laundry

Laundry mempunyai data master yaitu sebagai berikut:

  1. Garment Type
    Garment type adalah jenis pakaian yang akan dicuci.Jenis pakaian harus dimasukkan terlebih dahulu sebelum melakukan transaksi. Jenis pakaian ini akan mempengaruhi tarif. Sebagai contoh: tarif jasa mencuci celana jeans berbeda dengan tarif jasa mencuci kaos.
  2. Tempat Pemrosesan
    Tempat pemrosesan berguna untuk melacak keberadaan pakaian ketika diperlukan. Hal tersebut penting karena hotel mungkin memiliki lebih dari satu tempat pemrosesan

Transaksi Laundry

Transaksi laundry diawali dengan menerima order pakaian atau peralatan tamu atau pelanggan yang akan dicuci. Sebuah order bisa menerima lebih dari satu barang dengan berbagai jenis. Untuk barang dan jenis yang sama dapat dikelompokkan. Misalnya order untuk 3 helai kaos, 2 helai celana, 1 helai handuk, dan lain-lain, maka kaos tidak perlu dimasukkan 3 kali, demikian pula dengan celana, akan tetapi cukup dimasukkan kaos 3 helai, celana 2 helai, dan handuk 1 helai.

Memasukkan Order Baru

Saat menerima order dari tamu hotel atau pelanggan, petugas harus memasukkan ke dalam sistem dan memberikan tanda pada pakaian atau perlengkapan yang diterima sesuai dengan kode order. Hal tersebut bertujuan agar pakaian atau perlengkapan tidak tertukar dengan milik tamu atau pelanggan lain. Order yang baru dimasukkan akan secara otomatis berstatus Pending hingga status tersebut diubah oleh pengguna.

Mengubah Order

Pengguna dapat mengubah order yang telah dimasukkan sesuai dengan kebutuhan. Setelah melakukan perubahan tersebut, pengguna harus mencetak kembali order tersebut dan menyerahkannya kepada tamu atau pelanggan yang bersangkutan. Cetakan order harus dibubuhi dengan cap, tanda tangan atau paraf petugas yang mengeluarkannya.

Mengubah Status Order

Status order dibagi menjadi 8 yaitu sebagai berikut:

  1. Pending
    Pending adalah status order yang belum diproses namun telah dimasukkan ke dalam sistem
  2. Classification
    Classificating adalah proses pengelompokan barang berdasarkan jenisnya. Pakaian putih mungkin tidak boleh dicuci dengan pakaian yang berwarna dalam satu mesin secara bersamaan karena dikhawatirkan akan terkena warna yang luntur
  3. Washing
    Washing adalah proses pencucian baik menggunakan mesin maupun secara manual
  4. Drying
    Drying adalah proses pengeringan baik menggunakan mesin maupun secara manual
  5. Ironing
    Ironing adalah proses penyetrikaan baik menggunakan mesin maupun secara manual
  6. Packing
    Packing adalah proses pengemasan barang yang siap untuk dikirimkan
  7. Delivering
    Delivering adalah proses mengantarkan barang kepada pemiliknya
  8. Finish
    Finish adalah status order yang telah selesai di mana barang telah diterima oleh pemiliknya

Status di atas dikodekan dengan bilangan cacah mulai dari 0 hingga 7. Cluster Hotel menampilkan progess bar pada masing-masing order untuk memudahkan pengguna membaca status dari order tersebut. Pemilik barang dapat mengetahui status dari barang miliknya dengan cara memasukkan nomor resi dan kode pengesahan. Kode pengesahan digunakan sebagai pengaman agar status barang tidak diketahui oleh orang lain karena nomor resi mempunyai urutan.

Menghapus Order

Apabila terjadi kesalahan fatal dalam proses pemasukkan data yang tidak mungkin diperbaiki, pengguna dapat menghapus order yang telah dibuat.

BAB 11. Restaurant

Data Master Restaurant

Restaurant mempunyai beberapa data master. Sebagaimana data master lain, data master restaurant harus dilengkapi sebelum transaksi restaurant dilakukan. Data master restaurant adalah sebagai berikut:

  1. Category
    Category adalah kategori menu yang disediakan
  2. Menu
    Menu adalah menu restaurant yang disediakan

Melihat Data Detil Kategori

Pengguna dapat melihat data detil dari kategori dengan cara memilih sebuah kategori yang ada di dalam daftar. Cluster Hotel akan menampilkan data detil dari kategori yang dipilih.

Menambah Kategori Baru

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk menambah kategori untuk semua versi. Untuk menambah administrator, pilih tombol Add New di bawah daftar kategori. Pengguna juga dapat memilih tombol Add New pada bagian bawah informasi detil sebuah kategori.

Cluster Hotel akan menampilkan sebuah form yang dapat diisi oleh pengguna sesuai dengan data kategori yang akan dimasukkan. Adapun penjelasan dari masing-masing field adalah sebagai berikut:

  1. ID
    ID adalah identitas unik dari kategori
  2. Name
    Name adalah nama unik dari kategori
  3. Description
    Description adalah penjelasan singkat dari kategori
  4. Active
    Jika data digunakan, isi dengan Yes. Jika data tidak digunakan, isi dengan No

Mengubah Kategori

Cluster Hotel memungkinkan pengguna untuk mengubah data kategori yang telah dimasukkan. Untuk mengubah data kategori, pengguna dapat memilih ikon pensil yang berada di sebelah kiri dari daftar kategori. Pengguna juga dapat memilih tombol Edit di bagian bawah data detil kategori.

Mengubah Status Kategori

Cluster Hotel memberikan pilihan kepada pengguna untuk menonaktifkan sebuah atau beberapa kategori tanpa harus menghapusnya. Kategori yang tidak aktif tidak akan ditampilkan pada saat pengguna menambah atau mengubah data menu.

Untuk mengubah status kategori, beri tanda centang pada kategori yang dipilih kemudian pilih tombol Active atau Inactive . Cluster Hotel akan mengubah status kategori yang dipilih.

Menghapus Kategori

Pengguna dapat menghapus kategori yang telah dimasukkan sebelumnya. Penghapusan ini biasanya terkait dengan kesalahan pada saat memasukkan data atau untuk pembatalan. Kategori yang telah dihapus tidak dapat dikembalikan lagi.

Transaksi Restaurant

BAB 12. Paket Wisata

Paket wisata merupakan fitur tambahan dari program Cluster Hotel. Adapun beberapa modul yang terdapat pada paket wisata adalah sebagai berikut:

 

BAB 13. Laporan

Cluster Hotel menyediakan berbagai macam laporan. Laporan tersebut antara lain adalah laporan data master dan laporan data transaksi. Laporan data master merupakan laporan dari data-data master yang bersifat relatif statis sedang laporan data transaksi adalah laporan data transaksi hotel yang bersifat dinamis.

Room Status

Room status atau status kamar merupakan status dari sebuah kamar tertentu. Status kamar tersebut berkaitan langsung dengan dengan transaksi kamar baik booking maupun reservasi. Kamar yang sedang dihuni tidak tersedia bagi tamu berikutnya sebelum chekcout dilakukan. Kamar yang sedang dibooking dan sudah dikonfirmasi tidak tersedia bagi tamu berikutnya hingga CRO mengubah status booking tersebut.

Status Ready merupakan status untuk kamar yang siap huni. Kamar dengan kondisi bersih dan rapi serta tidak sedang ditempati merupakan kondisi siap huni. Jika kamar siap huni, isi dengan Yes. Jika kamar tidak siap huni, isi dengan No.

Room Report

Room report merupakan laporan pemakaian kamar. Kamar yang terisi akan diberi warna hijau dan biru. Perbedaan warna ini hanya untuk membedakan antara 2 data yang berdekatan dalam satu kamar. Tidak ada arti tersendiri bagi warna hijau atau biru. Kamar yang tidak terisi akan berwarna putih atau abu-abu-abu. Perbedaan warna ini hanya untuk membedakan baris yang berdekatan. Tidak ada arti tersendiri bagi warna putih maupun abu-abu.

Pada saat bagian dengan warna hijau atau biru disorot, Cluster Hotel akan menampilkan data tamu yang mengisi kamar tersebut. Cluster Hotel juga menampilkan kapan tamu tersebut masuk serta keluar atau perkiraan akan keluar (jika diisi).

Guest List

Guest list atau daftar tamu merupakan daftar tamu yang telah checkin. Daftar tersebut dapat dibagi berdasarkan periode tertentu. Pengguna juga dapat melakukan pencarian terhadap data tamu dengan memasukkan nama, nomor telepon atau nomor identitas tamu.

Client

Client adalah daftar semua orang baik yang telah melakukan reservasi, booking, atau hanya menggunakan fasilitas hotel selain kamar. Apabila tamu tersebut menginap, program akan menampilkan nomor kamar yang diambil dalam transaksi tersebut.

Monthly Income Report

Cluster Hotel menyediakan laporan pendapatan hotel. Pendapatan tersebut adalah pendapatan yang dicatat dalam transasksi program. Cluster Hotel juga menampilkan waktu, nomor kamar (jika ada), keterangan, klien, dan link ke reservasi yang bersangkutan.

BAB 14. Keamanan

Cluster Hotel menyediakan fitur untuk keamanan akun pengguna. Keamanan terdiri dari password untuk otentifikasi ketika pengguna masuk dan pertanyaan keamanan yang diperlukan untuk mengatur ulang password ketika pengguna lupa password. Untuk masuk, pengguna menggunakan identitas berupa alamat email. Pada sistem online, email dapat digunakan untuk mengatur ulang password tanpa menggunakana pertanyaan keamanan.

Email

Email adalah alamat email pribadi pengguna. Alamat email digunakan sebagai identitas pengguna pada saat masuk ke sistem. Sangat disarankan untuk menggunakan alamat email yang aktif. Pada sistem online, email dapat digunakan untuk meminta link reset password pada saat pengguna lupa password.

Mendaftarkan Akun Email

Pengguna dapat mendaftarkan sebuah akun email pada penyedia layanan email baik yang berbayar maupun gratis. Alamat email yang aktif dapat langsung digunakan sebagai identitas pengguna.

Mengubah Email

Pengguna dapat mengganti alamat email setiap saat tanpa melalui super user. Untuk mengganti alamat email, pilih menu Prefference lalu pilih submenu User Profile. Pengguna dapat langsung mengisikan alamat email yang baru pada tempat yang disediakan lalu pilih tombol Save untuk menyimpannya.

Password

Password adalah kata kunci rahasia yang digunakan untuk otentifikasi pengguna pada saat masuk ke sistem. Jika alamat email yang telah digunakan oleh seorang pengguna tidak dapat digunakan lagi oleh pengguna lain, password yang telah digunakan oleh seorang pengguna dapat digunakan oleh pengguna lain.

Sifat Password

Password bersifat case-sensitive, artinya, huruf besar dan huruf kecil akan dianggap berbeda. Misalnya "gatotkaca" akan berbeda dengan "Gatotkaca". Jadi, apabila pengguna membuat password "Gatotkaca" kemudian masuk dengan "gatotkaca" akan ditolak oleh sistem. Selain case-sensitive, sistem akan membuang beberapa karakter tertentu yang dilarang untuk digunakan sebagai password.

Sangat disarankan untuk membuat kombinasi antara huruf, angka, dan tanda baca untuk meningkatkan keamanan password. Selain itu, penggunaan spasi putih (white space) sangat tidak dianjurkan.

Mengubah Password

Pengguna dapat mengganti password setiap saat tanpa melalui super user. Pengguna diminta untuk memasukkan password lama sebelum mengganti password dengan yang baru. Jika password lama benar, maka password baru akan tersimpan. Sebaliknya jika password lama salah maka password baru tidak akan tersimpan dan sistem akan tetap menyimpan password lama.

Lupa Password

Pada saat pengguna lupa password, pengguna dapat membuat password baru dengan mengabaikan password lama. Pengguna diberi 2 pilihan untuk membuat password baru yaitu dengan link reset password yang dikirim ke email atau dengan menggunakan pertanyaan keamanan. Pada sistem offline, sistem tidak dapat mengirim link reset password ke email.

Pertanyaan Keamanan

Pertanyaan keamanan atau security question adalah pertanyaan yang bersifat pribadi yang ditanyakan oleh sistem kepada pengguna. Pertanyaan keamanan ini sangat penting untuk membuat password baru apabila pengguna lupa password terutama pada sistem offline di mana sistem tidak bisa mengirim email kepada pengguna atau apabila email pengguna tidak aktif atau tidak bisa dibuka dengan berbagai macam alasan. Daftar pertanyaan ini dapat diatur ulang melalui file inc.config.php dengan mengubah isi variabel $cfg->question_array.

Memilih dan Menjawab Pertanyaan

Pada saat pengguna mendaftarkan sebuah akun, pengguna diwajibkan untuk memilih pertanyaan yang disukai kemudian memberikan jawaban. Jawaban hanya boleh terdiri dari huruf, angka, spasi putih, dan tanda baca tertentu saja.

Sistem akan menyimpan pertanyaan dan jawaban tersebut. Jika pengguna mengubah daftar pertanyaan pada file inc.config.php dan membuang pertanyaan yang pernah dipilih oleh pengguna, sistem tetap akan menyimpan pertanayan yang dipilih oleh pengguna selama pengguna tidak mengubah pertanyaan dan/atau jawaban melalui halaman Security Question.

Mengubah Pertanyaan dan Jawaban

Setelah pengguna terdaftar, pengguna dapat setiap saat mengubah pertanyaan dan jawaban dari Security Question melalui menu Prefference dan submenu Security Question. Apabila pengguna mengubah daftar pertanyaan pada file inc.config.php, maka kemungkinan pertanyaan yang telah dipilih sebelumnya akan hilang. Pengguna diwajibkan untuk memilih pertanyaan baru yang tersedia dan menjawab sesuai dengan pertanyaan yang dipilih.